In de dagelijkse werking van de teams komt het voor dat sommige ontvangsten direct worden geïnd nadat de vordering ontstaat. In het algemeen zijn dat vorderingen waarvan de schuldenaar vooraf niet gekend is, en hierdoor niet met factuur gewerkt wordt. Hiertoe is het wenselijk dat sommige personeelsleden belast worden met de inning van dagontvangsten.
- uittekenen proces: werkgroepvergadering op 7/9/2020.
- opmaak documenten en terugkoppeling
- bijkomend overleg met medewerkers van cultuur, welzijn, sport, markten en kermissen, OCMW en team fin
- bespreking op MAT op 21/9/2020
- goedkeuring door cbs op 24/9/2020
Artikel 28 §1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin bepaald wordt dat dit punt in openbare zitting wordt behandeld.
Artikel 40 §1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad beschikt over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de gemeentelijke aangelegenheden.
Artikel 40 § 3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen vaststelt.
Artikel 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat volgende bevoegdheden niet aan het college van burgemeester en schepenen kunnen worden toevertrouwd:
2° het vaststellen van de gemeentelijke reglementen en het bepalen van straffen en administratieve sancties op de overtreding van die reglementen.
De artikels 217 tot 220 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 die handelen over het organisatiebeheersingssysteem.
Voorliggend reglement regelt de kassa-ontvangsten in cash.
Het reglement kasbeheer maakt deel uit van het organisatiebeheersingssysteem.
Dit reglement is van toepassing op:
Alle personeelsleden die de algemeen directeur nominatief belast met de inning van geringe dagontvangsten (kassaverantwoordelijken), evenals de personeelsleden aan wie hij de kasverrichtingen van de hoofdkas van het bestuur opdraagt (hoofd-kassaverantwoordelijken).
Dit kadert in de bevoegdheid van de algemeen directeur tot het vaststellen van het organisatiebeheersingssysteem en gebeurt na advies van de financieel directeur en binnen het kader van de algemene voorwaarden zoals bepaald in dit reglement. Deze beslissing van de algemeen directeur wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies van de financieel directeur dat hij in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.
De algemeen directeur duidt bij directeursbesluit de personeelsleden aan die mogen optreden als kassaverantwoordelijke en/of hoofd-kassaverantwoordelijke. Er kunnen meerdere (hoofd-)kassaverantwoordelijken zijn. Er moeten alleszins voldoende (hoofd-)kassaverantwoordelijken aangesteld worden om de continuïteit van de kassawerking te kunnen verzekeren. Elke (hoofd-)kassaverantwoordelijke ontvangt een exemplaar van dit reglement en tekent voor ontvangst.
De aanstelling kan op elk moment beëindigd worden door een nominatieve beslissing van de algemeen directeur en neemt alleszins een einde bij de uitdiensttreding van het betrokken personeelslid.
De lijst van (hoofd-)kassaverantwoordelijken maakt deel uit van de jaarlijkse rapportage in het kader van het organisatiebeheersingssysteem (cf. art 219 decreet lokaal bestuur).
Enkel de personeelsleden aangesteld als (hoofd-)kassaverantwoordelijke zijn gemachtigd kasgelden te ontvangen en daarvoor een geldig ontvangstbewijs af te leveren.
Wanneer een (hoofd-)kasverantwoordelijke (tijdelijk) niet meer in staat is de kasfunctie uit te oefenen, duidt de algemeen directeur een vervanger aan.
Bij het ontvangen van gelden moet er steeds, indien de klant dat wenst, een geldig ontvangstbewijs afgeleverd worden in één van de volgende vormen:
De bewijsstukken worden, voor zover ze niet elektronisch vastgelegd zijn (via de kassasoftware), bewaard en per dag geklasseerd, volgens de richtlijnen van de financieel directeur.
De gelden moeten zowel tijdens als buiten de diensturen op een veilige plaats opgeborgen worden, behalve indien deze beschikbaar moet zijn ten behoeve van het team. Hiermee wordt bedoeld dat deze gelden zowel buiten als tijdens de werkuren, indien geen personeel aanwezig is, moeten opgeborgen worden in een geldkoffer of brandkoffer. De verantwoordingsstukken van reeds gedane uitgaven worden afzonderlijk en veilig bewaard (op een andere plaats dan het geld).
De hoeveelheid contant geld moet zo beperkt mogelijk gehouden worden. Girale betalingen worden aangemoedigd en genieten de voorkeur.
Startgeld
Aan de kassaverantwoordelijken wordt een beginvoorraad wisselgeld als kasgeld ter beschikking gesteld. De grootte van het bedrag is afhankelijk van de omvang en de aard van de te ontvangen gelden en wordt, na advies van de financieel directeur, in een gemotiveerd besluit vastgesteld. Het kasgeld mag niet worden aangewend bij elektronische inning.
Transfert en afrekening
De kassaverantwoordelijke rekent minstens om de twee weken de kassa af bij de hoofd-kassaverantwoordelijke (ongeacht het aanwezige bedrag in kas). Onder afrekening wordt verstaan alle gelden, met uitzondering van het startgeld. Bij elke afrekening worden, voor zover van toepassing op de betrokken kassa, de nuttige bewijsstukken en, voor zover van toepassing, het document kasverschil overhandigd. De hoofd-kassaverantwoordelijke levert daarvoor een ontvangstbewijs af.
Inboeken
Team financiën verwerkt uiterlijk één maand na ontvangst de gelden in de boekhouding.
Het bewaren van gelden die geen eigendom zijn van het bestuur (gemeente, AGB, OCMW) is verboden. Het bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden bij diefstal of verlies van gelden of geldwaardige documenten die geen eigendom zijn van het bestuur.
Het is niet toegelaten om met de ontvangen gelden leningen toe te staan of uitgaven te verrichten andere dan correcties en/of teruggaven van inningen en/of verkopen.
Tijdelijk geld ontlenen uit de kassa voor privédoeleinden is niet toegestaan.
De kassa moet steeds kunnen opnieuw samengesteld worden op basis van het aanwezige contant geld en de ontvangstbewijzen.
Eigen financiële middelen (privégelden) mogen niet in de kassa/kluis zitten. Alle waarden die in de kassa/kluis zitten worden geacht eigendom van het bestuur te zijn, tenzij het tegendeel onomstotelijk bewezen wordt.
De kassaverantwoordelijken en de hoofd-kassaverantwoordelijken zijn elk verantwoordelijk voor de gelden die ze in bewaring hebben.
Bij een tekort zijn zij aansprakelijk in geval van bedrog of zware schuld.
Voor lichte schuld zijn zij enkel aansprakelijk als die eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.
Wordt o.a. beschouwd als zware fout (niet-limitatieve opsomming):
Indien het personeelslid niet aansprakelijk is, wordt het tekort door het bestuur ten laste genomen.
De kassaverantwoordelijke moet dagelijks bij het afsluiten van de kassa verplicht een kascontrole uitvoeren en die in het kassasysteem vastleggen.
Als de kassa niet rechtstreeks gelinkt is aan het boekhoudsysteem, verantwoordt de kassaverantwoordelijke de bedragen met een nauwkeurige invorderingsstaat, bijgehouden volgens de onderrichtingen van de financieel directeur.
Bij de vaststelling van een verschil vult de kassaverantwoordelijke steeds het document kasverschil in. Dit document wordt steeds bij een transfert of afrekening bezorgd aan de hoofd-kassaverantwoordelijke. Om de twee weken wordt er een kascontrole uitgevoerd door Team financiën op de kassen van de andere teams.
Bij elk kasverschil wordt, naast het noteren van het kasverschil, eveneens onmiddellijk de hoofd-kassaverantwoordelijke ingelicht.
Bij een kasverschil van meer dan vijftig euro of een cumulatief verschil van vijftig euro in de periode van één maand, zal de hoofd-kassaverantwoordelijke zowel de algemeen directeur als de financieel directeur inlichten. De algemeen directeur neemt een beslissing over de aansprakelijkheid m.b.t. het kasverschil en maakt een verslag voor het college van burgemeester en schepenen of het directiecomité.
De algemeen directeur, de financieel directeur en de hoofd-kassaverantwoordelijken kunnen te allen tijde een onverwachte kassacontrole uitvoeren. De financieel directeur, of een door hem aangesteld persoon onder zijn verantwoordelijkheid, verifieert minstens eenmaal per jaar de geldvoorraad en de kasboekhouding van de hoofd-kassaverantwoordelijke van de centrale kas. Van de bevindingen van de financieel directeur wordt een verslag opgemaakt dat wordt ondertekend door de financieel directeur en de hoofd-kassabeheerder van de centrale kas. Een exemplaar van het verslag wordt overgemaakt aan de algemeen directeur, het betrokken personeelslid en in geval van onrechtmatigheden het college van burgemeester en schepenen.
Iedere diefstal of verlies wordt onmiddellijk gemeld aan de hoofd-kassaverantwoordelijke, de algemeen directeur en de financieel directeur. In geval van diefstal wordt door de algemeen directeur de lokale politie gewaarschuwd.
De hoofd-kassaverantwoordelijke, de algemeen directeur en de financieel directeur stellen zo snel mogelijk een administratief onderzoek in en gaan onverwijld over tot een verificatie van de kas teneinde het bedrag van het tekort vast te stellen.
De algemeen directeur maakt een verslag op, waarin naast een relaas van de feiten ook een voorstel wordt geformuleerd betreffende de aansprakelijkheid van het personeelslid dat instaat voor het beheer van de gelden. Indien niemand aansprakelijk gesteld worden, wordt het tekort door het bestuur ten laste genomen.
Volgend op het directeursbesluit betreffende de aansprakelijkheid van de diefstal of het verlies, schrijft Team financiën de diefstal of het verlies in de boekhouding in als ofwel een vordering ofwel als een kwijtschelding waarbij het bedrag volledig ten laste van het bestuur komt.
De opdracht tot inning namens het bestuur maakt deel uit van het takenpakket van de (hoofd-)kassaverantwoordelijken en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding.
Per uitzondering en met goedkeuring van de algemeen directeur, na advies van de financieel directeur, kan het gebruik van een losse kassa met wisselgeld toegestaan worden. De bewaar- en registratieverplichtingen en de verplichtingen m.b.t. de stavingsstukken en ontvangstbewijzen zijn ook van toepassing op deze occasionele kassa’s. Het cashgeld wordt binnen de vijf werkdagen na afloop van de activiteit(en) ingeleverd bij Team financiën.
Een afschrift van dit reglement zal worden overgemaakt aan alle kassaverantwoordelijken, hoofd-kassaverantwoordelijken, de algemeen directeur en de financieel directeur. De beheerders van de occasionele kassa’s ontvangen bij het verkrijgen van de goedkeuring om een kassa te gebruiken ook een afschrift van dit reglement.
Dit reglement vervangt het reglement ‘vaststellen van de voorwaarden voor de inning van geringe dagontvangsten door rekenplichtigen’ van 28 april 2014
Elk bestuur moet zijn meerjarenplan minstens één keer per jaar aanpassen om de kredieten voor het volgende boekjaar vast te stellen. Ook de wijziging van de kredieten voor het lopende boekjaar vergt een aanpassing van het meerjarenplan. De raad kan in één beslissing zowel de kredieten voor het volgende jaar vaststellen als de kredieten voor het lopende jaar aanpassen. Het overzicht van de kredieten (schema M3) vermeldt dan de gewijzigde kredieten voor het lopende boekjaar en de kredieten voor het volgende boekjaar.
Daarnaast is het logisch dat de raad beslist over belangrijke inhoudelijke wijzigingen in het beleid. Het bestuur zal het meerjarenplan dus ook aanpassen als er belangrijke bijsturingen van de acties, actieplannen en/of beleidsdoelstellingen moeten gebeuren. De regelgeving legt hiervoor geen regels op. Elk bestuur moet in het kader van de organisatiebeheersing zelf definiëren welke inhoudelijke wijzigingen alleen kunnen worden doorgevoerd via een aanpassing van het meerjarenplan.
Een aanpassing van het meerjarenplan bevat minstens:
De toelichting van een aanpassing van het meerjarenplan bevat minstens de volgende onderdelen:
De aanpassing van het meerjarenplan van de autonome gemeente- en provinciebedrijven moet, nadat ze is vastgesteld door de raad van bestuur, voor goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van het moederbestuur. Om de definitieve cijfers voor de autonome bedrijven correct te kunnen opnemen in het aangepaste meerjarenplan van het moederbestuur, is het aangewezen dat de vaststelling en/of goedkeuring van het aangepaste meerjarenplan van het autonome bedrijf plaatsvindt vóór de vaststelling van de aanpassing van het meerjarenplan van de gemeente en het OCMW.
Vaststelling door de raad van bestuur op 19 oktober 2020.
De gemeenteraad keurt de aanpassing van het meerjarenplan 1/2020 van AGB Haacht goed.
Het beschikbaar budgettair resultaat per einde 2020 daalt na aanpassing meerjarenplan 1/2020 met ca. 14.773 euro tot 160.164 euro.
Beschikbaar budgettair resultaat = 161.563 euro per 31/12/2021
AFM = 1399,43 euro per 31/12/2021
Gecorrigeerde AFM = -192.768 euro per 31/12/2021
Per einde 2025 bedraagt het verschil tussen het beschikbaar budgettair resultaat in het initiële meerjarenplan en dat in het meerjarenplan na aanpassing 1/2020 5.719 euro.
Na aanpassing meerjarenplan 1/2020 sluit AGB Haacht de planningsperiode in 2025 meer bepaald af een met een geraamd beschikbaar budgettair resultaat van 190.082 euro.
De geraamde autofinancieringsmarge, die aangeeft in welke mate de leningslasten vanuit het exploitatiesaldo kunnen gedragen worden, bedraagt per 31 december 2025 8.832 euro.
Met de nieuwe BBC 2020-regelgeving werd het begrip ‘gecorrigeerde autofinancieringsmarge’ in het leven geroepen. De gecorrigeerde autofinancieringsmarge is een indicator en geen norm. Hij houdt rekening met een gemiddelde jaarlijkse leningsaflossing van 8% van de totale uitstaande schuld per 31 december van het vorige boekjaar. Theoretisch en ruwweg gezien zouden de autofinancieringsmarge en de gecorrigeerde autofinancieringsmarge dus aan mekaar gelijk moeten zijn indien het bestuur alle leningen aanhoudt op 12,5 jaar. Op die manier wil men bekomen dat het structureel evenwicht weergegeven wordt zonder dat het vertekend wordt door de door het bestuur gekozen financieringswijze. We stellen vast dat de geraamde gecorrigeerde autofinancieringsmarge negatief is voor AGB Haacht met een bedrag van -266.576 euro eind 2020 (in plaats van -238.025 euro in het initiële meerjarenplan). Dit volgt voornamelijk uit het gegeven dat het gros van de uitstaande schuld op langere termijn wordt aangehouden dan 12,5 jaar. Naarmate het meerjarenplan vordert, zien we dat de uitstaande schuld van AGB Haacht wordt afgebouwd en dat 2025 wordt afgerond met een geraamde gecorrigeerde autofinancieringsmarge van -19.214 euro (in plaats van -40.904 euro in het initiële meerjarenplan).
Het besluit van de gemeenteraad van 15 september 2003, houdende goedkeuring van de oprichting, het beleidsplan, het financieel plan en de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht, afgekort AGB Haacht;
Het besluit van de Vlaamse minister van Binnenlands Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken van 23 januari 2004, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 26 maart 2004, houdende gedeeltelijke goedkeuring van de oprichting en de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht zoals vastgesteld bij gemeenteraadsbesluit van 15 september 2003;
Het besluit van de gemeenteraad van 28 juni 2010, houdende goedkeuring van de wijziging van de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht, afgekort AGB Haacht;
Het besluit van de Vlaamse Regering van 13 mei 2011, houdende goedkeuring van de gewijzigde statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht zoals vastgesteld bij beslissing van de raad van bestuur van 31 mei en 18 november 2010;
Het besluit van de gemeenteraad van 21 oktober 2013, houdende goedkeuring van de nieuwe statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht, afgekort AGB Haacht;
Het besluit van de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand van 24 februari 2014 houdende goedkeuring van de gewijzigde statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht zoals vastgesteld bij gemeenteraadsbesluit van 21 oktober 2013;
De beheersovereenkomst tussen de gemeente Haacht en het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 25 februari 2019;
De bijzondere beheersovereenkomst AGB – gemeente Haacht met betrekking tot de voorwaarden van exploitatie van de gemeentelijke sportinfrastructuur zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 25 februari 2019;
Het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht is ingevolge artikel 7, eerste lid van de bijzondere beheersovereenkomst tussen de gemeente Haacht en het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht verplicht het gemeentelijk sportcomplex “Den Dijk” op zodanige wijze te exploiteren dat de ontvangsten de kosten overtreffen;
Het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht moet ingevolge artikel 7, derde lid van de bijzondere beheersovereenkomst sport tussen de gemeente Haacht en het Autonoom Gemeentebedrijf Haacht aan het college van burgemeester en schepenen meedelen welke tarieven zij voor 2021 zal hanteren met het oog op het overtreffen van de kosten door de ontvangsten.
Om economisch rendabel te zijn, wenst het AGB Haacht voor de exploitatie van het sportcomplex Den Dijk de voorziene toegangsprijzen (exclusief btw) voor recht op toegang tot sportinfrastructuur voor de periode vanaf 1 januari tot en met 31 december 2021 aan te passen zoals voorzien in de tabel in bijlage.
Rekening houdend met de sportieve en sociale functie van het gebouw “Den Dijk” wenst de Gemeente dat er geen prijsverhogingen doorgevoerd worden ten aanzien van gebruikers. De Gemeente wenst immers de toegangsgelden te beperken opdat het gebouw toegankelijk is voor iedereen. De Gemeente verbindt er zich toe om voor de periode vanaf 1 januari tot en met 31 december 2021 deze beperkte toegangsgelden te subsidiëren middels de toekenning van prijssubsidies. De waarde van de prijssubsidie toegekend door de Gemeente bedraagt de prijs (exclusief btw) die de gebruiker of bezoeker voor recht op toegang betaalt, vermenigvuldigd met een factor 5,98.
De tabel met de gewijzigde gebruikerstarieven en prijssubsidies voor het verlenen van toegang tot het gemeentelijk sportcomplex “Den Dijk” en het recht om er gebruik van te maken, wordt integraal opgenomen als onderdeel van deze beslissing en als dusdanig goedgekeurd.
Deze gesubsidieerde toegangsgelden (exclusief 6% btw) kunnen steeds geherevalueerd worden tijdens de periode van 1 januari tot en met 31 december 2021 in het kader van een periodieke evaluatie van de exploitatieresultaten van het AGB Haacht. In de mate er een prijssubsidieaanpassing noodzakelijk is, zal de Gemeente deze steeds documenteren (bv. aan de hand van een gemeenteraadsbeslissing).
Het AGB Haacht moet op de 20e werkdag van elke maand de Gemeente een overzicht bezorgen van het aantal gebruikers en bezoekers waaraan recht op toegang is verleend tot sportinfrastructuur in “Den Dijk” tijdens de voorbije maand. Dit overzicht dient tevens het bedrag aan te betalen prijssubsidies te bevatten. De afrekening van deze prijssubsidies zal gebeuren middels de uitreiking van een debet nota die het AGB Haacht uitreikt aan de Gemeente. De Gemeente dient deze debet nota te betalen aan het AGB Haacht binnen de 30 werkdagen na ontvangst.
Een nieuw prijssubsidiereglement geldig vanaf 1 januari 2021 werd onderhandeld tussen de Gemeente en het AGB Haacht.
Het prijssubsidiereglement voor het jaar 2021 voor het verlenen van het recht op toegang tot het gemeentelijk sportcomplex “Den Dijk” en het recht om er gebruik van te maken, wordt goedgekeurd zoals opgesomd in bijlage.
De factor waarmee de prijssubsidies worden berekend, zal voor 2021 5,98 bedragen.