2018_GR_00059 - Afsluiten van een exclusieve samenwerkingsovereenkomst '10.1 vastgoed begeleiding en ondersteuning' - Aanstelling van Interleuven voor de opmaak van de administratieve akte 'overdracht wegenis Looshof (deel 2)' - Goedkeuring

Op verzoek van de gemeente deed Interleuven een voorstel voor de opmaak van de administratieve akte voor de overname van de wegenis 'Looshof' (deel 2).

In dit voorstel zijn de taken beschreven voor zowel Interleuven als voor de gemeente. Interleuven zal deze taken uitvoeren mits het afsluiten van een exclusieve samenwerkingsovereenkomst '10.1 vastgoed begeleiding en ondersteuning'.  Deze exclusieve samenwerking heeft als gevolgd dat er geen BTW wordt aangerekend. De kostprijs wordt geraamd op € 1420.

Een meer of minprijs hangt af van de effectief gepresteerde uren waarbij een uurtarief wordt aangerekend van € 71.

Het exclusiviteitscontract voorziet in gelijkaardige taken. Het voorziet een looptijd van 01/XX/2018 tot en met 31/12/2019. Volgende dossiers zijn opgestart en zouden door Interleuven kunnen verwerkt worden:

- overname trage weg 33 en 27 aan Hambos voor de aanleg van een fietspad

- overname deel trage weg 85 (zijwegje Rijmenamsesteenweg)

- overnamde wegenis Craeneveldweg

- ...

Deze dossiers zijn nog lopende. Het is nog niet duidelijk wanneer de opmaak van die aktes zullen volgen.

De bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de Intergemeentelijke Samenwerking;

De thans van kracht zijnde statuten van INTERLEUVEN zoals gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad d.d. 25.01.2016 onder nummer 16012875;

Het besluit van 27 november 2013 van de raad van bestuur van INTERLEUVEN inhoudende het voorstel tot aanpassing van de statuten van INTERLEUVEN en met betrekking tot de omschrijving van de diensten waarop de deelnemers beroep kunnen doen in het kader van wederzijdse exclusiviteit;

Het besluit van de gemeenteraad waarbij werd beslist akkoord te gaan met de voorgestelde aanpassingen in de statuten en in de bijlagen;

Het besluit van 26 maart 2014 van de buitengewone algemene vergadering van INTERLEUVEN waarbij de statutenwijziging met unanimiteit werd goedgekeurd;

Volgens de als bijlage gevoegde lijst bij de statuten van INTERLEUVEN blijkt dat :

10.1. Vastgoed begeleiding en ondersteuning

kan worden gerealiseerd;

De gemeente is als deelnemer van INTERLEUVEN als dienstverlenende vereniging in de mogelijkheid is om beroep te doen op de diensten van haar intercommunale, alsook op deze diensten dewelke in exclusiviteit worden aangeboden;

INTERLEUVEN is er bij de uitvoering van deze diensten in opdracht van een deelnemer zelf toe gehouden om de overheidsopdrachtenwetgeving na te leven;

De toekenning bij exclusiviteit van voornoemde opdrachten aan INTERLEUVEN onder meer tot voordeel heeft dat er in beginsel, behoudens andersluidend standpunt van de BTW-administratie, op de door de eigen personeelsleden van INTERLEUVEN geleverde prestaties geen BTW zal worden doorgerekend naar de gemeente toe; dat op alle andere prestaties en kosten uiteraard wel BTW verschuldigd blijft.

Daarenboven werd in de aangepaste statuten van INTERLEUVEN voorzien in een vergoedingssysteem waarbij op transparante basis de kosten kunnen worden toegewezen; 

Inzonderheid bij exclusiviteit zal worden gewerkt op basis van een kosten- en expertisedelend principe waarbij in artikel 14.2 van de statuten uitdrukkelijk wordt bepaald: “De kosten verbonden aan de exclusieve dienstverlening, zoals omschreven in art. 4 worden verrekend aan de deelnemers op basis van het kosten- en expertisedelend principe. Voor de aanrekening van de prestaties verleend in het kader van de wederzijdse exclusiviteit, zal gewerkt worden met een open boekhouding”;

Het systeem van de open boekhouding laat toe om permanent de kosten van het project op te volgen;

De uurlonen voor de personeelsleden van INTERLEUVEN werden door INTERLEUVEN op basis van de reële kostprijs als volgt bepaald (01.01.2018)

- Algemeen projectleider/specialist-expert: 87,00 Euro

- Projectleider                                            : 77,00 Euro

- Projectmedewerker-expert                      : 71,00 Euro

- Projectmedewerker                                 : 63,00 Euro

Deze uurlonen worden gekoppeld aan de indexaanpassing van de lonen zoals toepasselijk in de openbare sector;

Het afsluiten van deze exclusiviteitsovereenkomst heeft tevens tot gevolg dat de gemeente zich ertoe verbindt om voor de diensten dewelke in deze overeenkomst worden omschreven, uitsluitend een beroep te doen op de diensten van INTERLEUVEN, en dit voor een welomschreven periode dewelke echter de duur van zes jaar niet mag overschrijden;

De gemeente kan aldus kiezen om voor de betrokken diensten een beroep te doen op INTERLEUVEN, dan wel om deze diensten zelf uit te oefenen, doch ziet hierbij wel af van de mogelijkheid om de dienst, gedurende de looptijd van de exclusiviteit, te laten uitvoeren door derden;

De gemeenteraad beperkt aldus de duurtijd van de betrokken diensten tot en met 31.12.2019 met dien verstande dat opdrachten dewelke werden toegekend vóór het verstrijken van voormelde periode zullen worden afgewerkt onder het systeem van de exclusieve dienstverlening en aldus zonder aanrekening van BTW;

Voor de uitvoering van deze exclusieve taken wordt gewerkt overeenkomstig in bijlage toegevoegde samenwerkingsovereenkomst.

De gemeenteraad acht het dan ook aangewezen om voornoemde diensten aan INTERLEUVEN bij exclusiviteit toe te kennen;