In overleg met het onthaal, de dienst onderhoud en de schooldirectie stellen we voor de verhuur van de zalen in de gemeentescholen volgende aanpassingen voor:
- de verhuur van de eetzaal van GBS Wespelaar via het onthaal te laten verlopen vanaf 1 maart. Het afhalen van de sleutel nog steeds aan de balie in de sporthal mogelijk houden.
Motivatie:
Het reglement voor de verhuur van de gemeentescholen is gericht op regelmatig verhuur. Voor de waarborgen wordt telkens een afzonderlijke factuur opgemaakt en een afzonderlijke creditnota voor de terugbetaling van de waarborg. De facturatie bij sport verloopt wegens het hoofdzakelijk vast gebruik namelijk 3 maandelijks. De terugbetaling van de waarborg kan geen 3 maanden wachten om samen met de betaling van de huur te laten verlopen. Bij het onthaal wordt er maandelijks gefactureerd en kan de waarborg verrekend worden met het huurtarief.
De eetzaal van de school in Wespelaar wordt voornamelijk voor verjaardagsfeestjes, babyborrels en communie/lentefeesten verhuurd, niet voor vast gebruik en niet voor sport. De eetzaal is een alternatief voor Den Breughel of de Pastorie. De klant moet momenteel bij verschillende diensten informeren naar de mogelijkheden voor één en hetzelfde feest.
Het onthaal stuurt een agendaverzoek naar de balie in de sporthal om het afhalen en terugbrengen van de sleutel te regelen.
- de verhuur van de eetzaal van GBS Haacht schrappen.
Motivatie:
De eetzaal van de school in Haacht werd sinds 2015 alleen aan politieke partijen verhuurd (3x) en onlangs één repetitie van So What omdat er in Den Breughel geen plaats was. Er kan geen keuken gebruikt worden. De locatie is verouderd. De speelplaats heeft geen rechtstreekse toegang via de zaal. De zaal leent zich alleen tot vergaderingen, dewelke in Den Breughel kunnen plaatsvinden.
- de zalen tijdens de schoolvakanties en feestdagen tijdens het schooljaar verhuren, ook overdag.
Motivatie:
Hier is veel vraag naar. Communiefeesten worden die dagen georganiseerd. Er worden uitzonderingen toegelaten. In overleg met de dienst onderhoud lijkt ons dit haalbaar qua beheer. Indien er teveel aanvragen blijken binnen één weekend, kan er indien nodig een dag binnen dat weekend vooraf geblokkeerd worden. Indien er veel activiteiten na elkaar plaatsvinden zonder kans op schoonmaak door het personeel tussendoor, kan er intern bekeken worden of er de mogelijkheid is om uitzonderlijk een personeelslid aanwezig te laten zijn bij het afsluiten van de zaal om te controlen of de gebruiker alles proper heeft achtergelaten en indien nodig de gebruiker aan te sturen zodat er zekerheid is dat de volgende klant over een propere zaal kan beschikken zonder dat er schoonmaakuren door personeel nodig zijn.
- voor de eetzaal de mogelijkheid bieden aan aanvragers van categorie A en B om langer vooraf aan te vragen: 9 maanden ipv 6 maanden.
Motivatie:
Hier is veel vraag naar, voor communiefeesten. De schooldirectie kent echter niet alle data van de schoolactiviteiten zo ruim vooraf. Er werd afgesproken met de schooldirectie dat zij in juni alle gekende data bezorgen en voor de data die nog niet precies gekend zijn een aantal mogelijke data doorgeven die dan tijdelijk allemaal geblokkeerd worden.
- geen advies meer van de schooldirectie nodig bij 'normale' activiteiten waarvan het zeker is dat de school de zaal niet nodig heeft
Motivatie:
Tijdens de zomerpauze is de schooldirectie liever niet bezig met adviseren over aanvragen. De klant moet echter wel verder geholpen worden. De schooldirectie is hiermee akkoord. Bijzondere aanvragen worden wel ter advies voorgelegd aan de schooldirectie. Uitzonderingen op het reglement worden vermeden en voorgelegd aan het schepencollege.
- schoonmaakmateriaal van uit de gemeente voorzien in de eetzaal
Motivatie:
Hier is voor de klant onduidelijkheid over. Bovendien is het niet praktisch als je een zaal huurt dat je zelf borstels, emmers ed moet meenemen. Er wordt verwacht dat de huurder de zaal proper achter laat. Indien zij het reglement niet goed gelezen hebben, kan er niet mee bijgestuurd worden en krijgt de volgende klant een vuile zaal. Indien er schoonmaakmateriaal voorzien wordt, is er geen reden waarom de zaal niet proper achter gelaten wordt. Afval moet de huurder wel meenemen. Dit om te voorkomen dat ze niet duurzaam omspringen met hun afval en afval van thuis meebrengen en op kosten van de gemeente verwijderen. Bovendien kan het afval tijdens het weekend niet weggeplaatst worden wanneer daags nadien de zaal opnieuw verhuurd wordt en kan dit een onaangename geur met zich meebrengen.
In overleg met het onthaal, de dienst onderhoud en de schooldirectie, zijn we van mening dat het voorstel tot aanpassing van het reglement en het beheer de werking efficiënter en klantvriendelijker zal doen verlopen.
De Gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
Het schepencollege adviseerde het voorstel van aangepast reglement voor de verhuur van de zalen in de gemeentescholen gunstig, maar wenst wel de verhuur van de eetzaal GBS Haacht als mogelijkheid te behouden (via onthaal).
De gemeenteraad keurt het aangepaste reglement voor de verhuur van de eetzalen in de gemeentelijke scholen goed, inclusief een amandement van raadslid Jacobs (CD&V) over de aangepaste wetgeving over een rookverbod in de school vanaf 2018-2019.
Het onthaal in Den Breughel regelt de verhuur van de beide eetzalen, de sportdienst organiseert de verhuur van de sportzalen.