Raadpleegomgeving - Open Data

Samenstelling

Aanwezig

Steven Swiggers, Jozef Verdeyen, Karin Jiroflée, Tom Van der Auwera, Nico Bogaerts, Ilse Fillet, Luc Van Rillaer

Secretaris

Luc Van Rillaer

Voorzitter

Steven Swiggers

Motivering

Regelgeving: bevoegdheid

8a08e59561454b880161479b5019067c

Argumentatie

Opmerkingen vooraf:

MAT besliste voor GSM factuur Split Billing toe te passen. Voor smartphone werd beslist een uitdoofscenario te volgen en naar “Bring Your Own Device” (BYOD) te evolueren. Staat daar een termijn op? Geldt dat ook voor het college nu al of moeten die nog wel een smartphone krijgen?
De split Billing kan enkel toegepast worden op € 20 en € 40 en niet op € 30 (excl. btw). Op elk nummer de split Billing toepassen en de restfactuur (per) nummer laten toekomen op het gemeentebestuur, dan kan bekeken worden wat hiermee gedaan.
De individuele abonnementen hoeven niet voor iedereen gelijk (verhouding voice data) maar volgens gebruik, en kunnen ten alle tijden aangepast worden. Budget wel voor iedereen gelijk.

Laptops college:

Afspraak met een handelaar (voorbeeld Solutions Haacht). Een selectie van degelijke toestellen om uit te kiezen wordt opgesteld maar de schepen kan daar van afwijken. Schepenen kiezen een laptop bij die handelaar, de eerste 500 euro (of ander bedrag te beslissen door het college) wordt gefactureerd aan de gemeente. De rest legt de schepen zelf bij.
Bij hardware defect of systeemcrash is de handelaar het aanspreekpunt. De reparatiefactuur komt naar de gemeente. Met de handelaar wordt overeengekomen dat deze het toestel terug in werkende toestand zal zetten met behoud van gegevens indien mogelijk. Indien dit niet kan zal men het toestel terug naar de oorspronkelijke werkende staat herstellen zoals het afgeleverd werd.
ICT installeert enkel De Citrix Client software en de Belgian E-ID software op de harde schijf van de laptop. Dat is de enige lokaal geïnstalleerde software die ICT zal ondersteunen. Verder is enkel de software die draait binnen het H-ViK platform onze bevoegdheid.
Zodra het H-ViK IaaS platform operationeel is, krijgen de leden v/h college een ID om op het H-ViK platform in te loggen. Daar krijgen zij de beschikking hebben over een volledige MS Office-365 suite en alle relevante bestanden en toepassingen. Gegevens verlaten in principe nooit de H-ViK omgeving (zie DPO voorschriften). Inloggen buiten het gemeentelijke netwerk moet met E-ID autheticatie. Binnen het gemeentelijke netwerk zal dat zonder E-id kunnen.
Als de schepenen zelf software op de laptop installeren en privé bestanden op de harde schijf bewaren dan ze zijn ook zelf verantwoordelijk om daar een back-up van te nemen.

Mailboxen:

Voor het college werden er zoals in de richtlijnen van onze DPO staat, een mailbox aangemaakt van het type “voornaam.achternaam@haacht.be”. De inkomende mails worden zoals in de richtlijnen staat niet ge forward naar een privé mailadres om het risico op toevallige datalekken minimaal te houden. De wens van sommige leden van het college om dit toch als dusdanig in te stellen, is niet conform de visie die ICT moet aannemen m.b.t. de GPDR. Het staat iedereen vrij om privé mails die in de voornaam.achternaam@haacht.be mailbox toekomen naar zijn of haar private mailbox door te sturen, maar wij vinden dat dit dan een bewuste actie moet zijn van de persoon in kwestie om mogelijke discussies over onbedoelde datalekken achteraf te vermijden. Wij zijn zelf ook niet gelukkig met het keurslijf waar de GDPR en Europa ons mee opgezadeld heeft maar wij moeten de wet wel toepassen.
Wat betreft de mailboxen van uittredende schepenen moet het college moet beslissen of een voormalig schepen die nog raadslid is recht heeft op een “voornaam.achternaam@haacht.be” mailbox. Indien niet stellen we voor om gedurende een door het college te bepalen periode een “out of office” bericht in te stellen waarbij verwezen wordt naar het private mailadres van de betrokkene. Indien wel dan lijkt het ons logisch dat alle gemeenteraadsleden zo’n mailbox krijgen. Wij ramen de bijkomende kostprijs op 750 eur per jaar inclusief BTW. Dezelfde door onze DPO opgelegde richtlijnen zijn dan van toepassing als voor het college.
Als het mandaat van een raadslid/schepen eindigt dan krijgt deze een bepaalde tijd (te bepalen door het college) om zijn privé mails veilig te stellen naar zijn eigen account. Daarna wordt de mailaccount geblokkeerd voor de betrokkene en zal gedurende een door het college te bepalen periode een “out of office” bericht ingesteld worden met een verwijzing naar het private mailadres van de betrokkene. Bij overlapping van oude en nieuwe mandaten zijn er dan wel een tijd dubbele kosten daar extra mailboxlicenties nodig de oude licenties niet onmiddellijk hergebruikt kunnen worden. De huidige regel is dat bij het einde v/h mandaat de mailbox gewoon verdwijnt en dat de betrokkene voor het einde van het mandaat de mailbox moet opschonen.

Bespreking op college 17-1-19 met team ICT

Bespreking op college 24-1-19

Regelgeving bevoegdheid

Het Decreet Lokaal Bestuur

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen legt het volgende voor aan het teamoverleg djam:

Artikel 1

Het college keurt het volgende afsprakenkader inzake ICT-apparatuur voor mandatarissen en personeel goed :

Aankoop GSM /smartphones :

Basic diensttoestellen kunnen nog wel (bv 3310 Nokia's)
MAT beslist wie/welk toestel (basic phone a 75 euro max of smarter toestel dat foto's kan maken tot max 200)
college : budget smartphone van 200 euro per 3 jaar.

Abonnement GSM /smartphones :

Voor GSM facturen wordt Split Billing toegepast.
De split Billing wordt toegepast op € 40 (excl. btw). Op elk nummer wordt de split Billing toegepat en de restfactuur (per) nummer komt toe op het gemeentebestuur, dan kan bekeken worden wat hiermee gedaan.
De individuele abonnementen hoeven niet voor iedereen gelijk (verhouding voice data) maar volgens gebruik, en kunnen te allen tijde aangepast worden. Budget wel voor iedereen gelijk.
Voor de GSM-abonnementen wordt ingetekend op het raamcontract van VlaGem bij Proximus. Dit geldt voor een periode van 5 jaar.

Laptops voor cbs:

Er is een afspraak om bij voorkeur aan te kopen bij lokale handelaar Solutions Haacht. Een selectie van degelijke toestellen om uit te kiezen werd opgesteld maar de schepen kan daar van afwijken. Schepenen kiezen met bestelbon zelf een laptop bij die handelaar, de eerste 650 euro wordt gefactureerd aan de gemeente. De rest legt de schepen zelf bij.
Maximum 2 toestellen per legislatuur waarbij budget max 1300 euro is per lid voor de hele legislatuur. Dus 650 euro per 3 jaar. Oude toestellen worden als afgeschreven beschouwd en gaan naar de schepen zelf, die ze evt aan ICT kan terugbezorgen.
Bij hardware-defect of systeemcrash is de handelaar het aanspreekpunt. De reparatiefactuur komt naar de gemeente. Met de handelaar wordt overeengekomen dat deze het toestel terug in werkende toestand zal zetten met behoud van gegevens indien mogelijk. Indien dit niet kan zal men het toestel terug naar de oorspronkelijke werkende staat herstellen zoals het afgeleverd werd.
ICT installeert enkel Citrix Client software en de Belgian E-ID software op de harde schijf van de laptop. Dat is de enige lokaal geïnstalleerde software die ICT zal ondersteunen. Verder is enkel de software die draait binnen het H-ViK platform onze bevoegdheid.
Zodra het H-ViK IaaS platform operationeel is, krijgen de leden v/h college een ID om op het H-ViK platform in te loggen. Daar krijgen zij de beschikking hebben over een volledige MS Office-365 suite en alle relevante bestanden en toepassingen. Gegevens verlaten in principe nooit de H-ViK omgeving (zie DPO voorschriften). Inloggen buiten het gemeentelijke netwerk moet met E-ID autheticatie. Binnen het gemeentelijke netwerk zal dat zonder E-id kunnen.
Als de schepenen zelf software op de laptop installeren en privé bestanden op de harde schijf bewaren dan ze zijn ook zelf verantwoordelijk om daar een back-up van te nemen.

Laptops voor teams

team ICT zorgt er voor dat op termijn elk team over één laptop kan beschikken.

Mailboxen mandatarissen :

Voor het college en voorzitter gemeenteraad werden zoals in de richtlijnen van onze DPO staat, mailboxen aangemaakt van het type “voornaam.achternaam@haacht.be”. De inkomende mails worden zoals in de richtlijnen staat niet geforward naar een privé mailadres om het risico op toevallige datalekken minimaal te houden. De wens van sommige leden van het college om dit toch als dusdanig in te stellen, is niet conform de visie die ICT moet aannemen m.b.t. de GPDR. Een uItzondering wordt hier toegestaan voor schepen Karin Jiroflée.
Het staat iedereen vrij om privé mails die in de voornaam.achternaam@haacht.be mailbox toekomen naar zijn of haar private mailbox door te sturen, maar dit is dan een bewuste actie van de persoon in kwestie om mogelijke discussies over onbedoelde datalekken achteraf te vermijden.
Wat betreft de mailboxen van uittredende schepenen heeft een voormalig schepen die nog raadslid is recht - gedurende 3 maanden - op een “voornaam.achternaam@haacht.be” mailbox om een “out of office” bericht in te stellen waarbij verwezen wordt naar het private mailadres van de betrokkene.
Als het mandaat van een schepen eindigt dan krijgt deze tem 31 december tijd om zijn privé mails veilig te stellen naar zijn eigen account. Daarna wordt de mailaccount geblokkeerd voor de betrokkene maar zal gedurende 3 maanden een “out of office” bericht ingesteld worden met een verwijzing naar het private mailadres van de betrokkene. Bij overlapping van oude en nieuwe mandaten zijn er dan wel een tijd dubbele kosten daar extra mailboxlicenties nodig de oude licenties niet onmiddellijk hergebruikt kunnen worden. De huidige regel is dat bij het einde v/h mandaat de mailbox gewoon verdwijnt en dat de betrokkene voor het einde van het mandaat de mailbox moet opschonen.
Voor gemeenteraadsleden en leden BCSD worden geen "haacht.be" mailboxen aangemaakt.
Alle personeelsleden sturen mails naar de haacht.be adressen van de schepenen.

2019_CBS_00124 - ICT - Afsprakenkader inzake ICT-apparatuur voor mandatarissen en personeel - Goedkeuring