Het randgebeuren strekt zich ook grotendeels uit op het grondgebied van de gemeente Haacht hetgeen grote impact heeft op de gemeente;
De verzoeken door aanvragers om gelegenheidscampings en -parkings te mogen uitbaten;
Het is nodig maatregelen te nemen om het goede verloop van de “festivals Werchter” enerzijds en de openbare orde, rust, volkshygiëne, veiligheid van de bevolking anderzijds te verzekeren door goede afspraken te maken met de organisatoren van de “festivals Werchter”, de gemeente Rotselaar, de politie en de uitbaters van campings en parkings en de cluster van gelegenheidsstanden;
De voorbereidende vergaderingen;
Het is gepast een basistekst uit te werken waarna het schepencollege gemachtigd wordt deze de volgende weken verder uit te werken en uit te voeren;
De politieverordeningen en -reglementen terzake;
De vorige samenwerkingsovereenkomst m.b.t. het randgebeuren van de muziekfestivals “Werchter 2018” zoals afgesloten met “de organisator” van de “festivals Werchter”, onder de voorwaarden goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 28 mei 2018.
NV Live Nation Festivals, gevestigd Blarenberglaan 3A 2800 Mechelen in samenwerking met de vzw Altsien, gevestigd te 3118 Rotselaar, Hoekje 5, samen “de organisator” genoemd wensen te Werchter :
- op zaterdag 8 juni 2019 het ééndagsfestival Werchter Boutique (WB)
- op woensdag 26 juni (prefestival XL), donderdag 27 juni, vrijdag 28 juni, zaterdag 29 juni en zondag 30 juni 2019 het rockfestival Rock Werchter (RW)
- op zondag 14 juli 2019 het ééndagsfestival Werchter Classic (TWC)
te organiseren, samen de “festivals Werchter 2019”, genoemd.
Het schepencollege te machtigen om inzake de organisatie van het randgebeuren van de muziekfestivals “Werchter 2019” een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met “de organisator” van de “festivals Werchter”, onder de voorwaarden goedgekeurd door de gemeenteraad.
De vergunning voor de uitbating van een parking, camping, standencluster op het grondgebied Haacht wordt afgeleverd door de burgemeester.
Elke campinghouder bezorgt één gratis vuilzak en één gratis PMD-zak aan elke kampeerder. Campingexploitanten kunnen gebruik maken van eigen zakken indien ze ervoor kiezen om te werken met een eigen afvalophaler/-verwerker.
“De organisator” zal samen met de gemeente de veiligheidsproblematiek inzake brandveiligheid en toegang tot de kampeerterreinen voor de hulpdiensten in overleg met de camping- en/of parkinguitbaters uitwerken.
“De organisator” kan met de camping- en/of parkinguitbaters verdere regelingen treffen inzake bijkomende benodigdheden voor toegang en hygiëne (toiletten, douches enz.).
Parkinghouders, campinghouders, standhouders dienen het benodigd brandblusmateriaal in eigen beheer te voorzien. Standhouders kunnen bij de gemeente indien gewenst bekercollectoren, afvalzakken en standpijpen afnemen (cfr. toepassing retributie reglement materiële hulp).
Het gebruik en de afrekening met de nutsvoorzieningsmaatschappijen wordt rechtstreeks door de parkinghouders en campinghouders gedaan.
“De organisator” zal samen met de gemeente de veiligheidsproblematiek inzake brandveiligheid en toegang tot de parkings en campings voor de hulpdiensten in overleg met de uitbaters uitwerken.
Langsheen de Werchtersesteenweg vanaf de rotonde Klooster tot aan de grens met de gemeente Rotselaar, langsheen het Scharent, langsheen Kraeneveld, Erwteveld en Biesbeemden en langsheen de Wijgmaalsesteenweg vanaf La Bamba tot en met de busterminal zal de vzw Altsien instaan voor de eindopkuis. Laatstgenoemde zal met deze eindopkuis starten op maandag 15 juli 2019 om 8u. Een tussentijdse opkuis dient te gebeuren na elk weekend.
Fietsenparking
“De organisator” zorgt voor de inrichting van de fietsenparking langsheen de Werchtersesteenweg. De gemeente kan op vraag een aantal nadars leveren.
“De organisator” zorgt op haar kosten voor de afsluiting, de verlichting en de volledige exploitatie van de fietsparking.
Gebruik van de fietsparking is gratis.
Standencluster van de Haachtse verenigingen tijdens Rock Werchter
Langsheen de Werchtersesteenweg, op een duidelijk met herassen afgebakende standplaats die deel uitmaakt van een grotere parking/campingcluster, stelt “de organisator” in 2019 op vraag van de gemeente Haacht aan de Haachtse verenigingen de nodige oppervlakte ter beschikking voor de organisatie van “de standen van de Haachtse verenigingen die reeds in 2014 actief waren met een stand en die ervoor opteerden om in 2015-16-17-18 een eigen stand te behouden”.
De organisator bepaalt de vaste standvergoeding per lopende meter.
De standplaats omvat volgende inplantingskenmerken:
Maximum beschikbaar aantal lopende meter: 80m voor de plaatsing van tenten.
Maximum diepte tenten: 25m (3 zones: terras, stockage, tent).
De standplaats/zone wordt omheind met herashekken (ten laste van de verenigingen).
De organisator zorgt voor de omheining met herashekken tegen een kostprijs per lopende meter. De deelnemende verenigingen tekenen een standenovereenkomst met de organisator. Een van de deelnemende verenigingen neemt de coördinatie van de standen waar en tekent hiertoe een clusterovereenkomst.
Andere, bijkomende bepalingen voor de standencluster:
Er is een opgelegde vaste drankprijs per consumptie.
Er is geen enkele vorm van versterkte muziek toegelaten.
De uitbating van de standen is de verantwoordelijkheid van de verenigingen.
De verenigingen zijn akkoord met de festivalverordeningen RW2019.
De betaling aan “de organisator” dient afgerond te zijn voor de opbouw van de stand(en). De overeenkomst wordt jaarlijks opnieuw bekeken.
De gemeenteraad legt aan de organisatoren op om, cfr artikel 119 NGW, in de overeenkomsten die hen binden met hun werknemers, onderaannemers, dienstverleners en leveranciers clausules op te nemen mbt het overmaken van hun gegevens aan de politiediensten met het oog op een voorafgaande veiligheidscontrole, alsmede een clausule die voorziet dat de toegang tot het terrein van het evenement kan geweigerd worden op basis van voornoemde controle. Hierbij is de band tussen de risico-analyse die opgesteld wordt door de politie en de voorgeschreven maatrelegen belangrijk . De beginselen van subsidiariteit, proportionaliteit en opportuniteit worden hierbij gegarandeerd. De politie communiceert het resultaat van de veiligheidscontrole aan de bestuurlijke overheid die zijn beslissing communiceert aan de organisator.