Vraag tot aanpassingen aan bestaand reglement.
DC van 20 februari 2020 met diverse voorstellen
Mogelijkheid tot organiseren van fuif in kleine zaal
De grote zaal van Den Box is voor sommige verenigingen te groot om een fuif te organiseren. Zowel wat betreft het volk dat er op afkomt als de bijhorende kost van huur zaal en Sabam. Voor seizoen 2019-2020 zijn er slechts 2 fuiven gepland. Om de kleinere verenigingen tegemoet te komen willen we de mogelijkheid creëren om fuiven in de kleine zaal te laten doorgaan. Concreet zou de danszaal in de kleine zaal zijn. De tapinstallaties staan in de grote zaal. De verbinding tussen de kleine en grote zaal wordt opengezet. Met de verrijdbare schermen kan de nodige ruimte in de grote zaal worden afgezet.
Kuisen na fuif in kleine en grote zaal
Het kuisen van de kleine en grote zaal Den Box na fuiven is van een heel andere orde dan het dagelijks onderhoud. Het dagelijks onderhoud wordt gedaan door de sporthalmedewerkers. De werklast voor het kuisen na een fuif is zo groot dat dit niet doenbaar is.
Kuisen door BDFS Services kost voor de grote zaal €782, voor de kleine zaal €460. In bijlage de offertes.
Billijke vergoeding en Sabam bij fuiven
De gemeente draagt de kost voor de billijke vergoeding. De gebruiker betaalt Sabam. De kost van billijke vergoeding ligt erg hoog. Het aangaan van een jaarcontract voor billijke vergoeding wordt pas interessant vanaf 8 fuiven per jaar.
Aangezien niet de hele zaal wordt gebruikt als danszaal (togen, inkom, podium …) willen we 2/3 van de grote zaal opgeven als werkelijke ruimte voor de berekening van de billijke vergoeding en Sabam. De kost van billijke vergoeding en Sabam verminderen zo aanzienlijk. De kost voor billijke vergoeding "met dans" tarief zakt volgens de gedane simulatie van €1483 naar €783. Dit is ook omdat we vanaf >1000m² in een duurdere categorie vallen.
Op die manier zal de huidige huurprijs van de grote zaal (€1500 excl btw) de billijke vergoeding en het kuisen van de zaal dekken.
Prijsbepaling fuif kleine zaal
Voor prijsbepaling van fuiven in de kleine zaal zou het ook logisch zijn dat de huurprijs de billijke vergoeding en de opkuis dekt. Daarom de suggestie om voor de kleine zaal €600 aan te rekenen.
Procedure aanvragen billijke vergoeding en Sabam
Vanwege het aanpassen van de oppervlakte, maar ook het feit dat vanaf 2020 Sabam en billijke vergoeding tegelijk worden aangevraagd (via unisono.be), stellen we voor dat de gemeente beiden aanvraagt en betaalt; en dat de gemeente op zijn beurt een factuur voor Sabam doorstuurt naar de verenigingen.
In bijlage:
in Excel een overzicht van alle bedragen.
2 Offertes BDFS Services (grote zaal en kleine zaal)
3 simulaties unisono.be
De raad vraagt om in het reglement nog te verduidelijken dat de gemeente zowel BV als Sabam zal aanvragen, maar alleen Sabam wordt apart doorgerekend. BV zit in het gebruikstarief.
Op voorstel van het DC besluit de raad van bestuur het gebruiksreglement aan te passen en te updaten met volgende wijziging :
"Ook fuiven kunnen in de kleine zaal van Den Box doorgaan. Tapinstallaties blijven steeds staan in de grote zaal. Met de verrijdbare schermen kan de nodige ruimte worden afgezet.
Het fuiftarief voor de kleine zaal wordt bepaald op € 700 incl btw
Het tarief voor de grote zaal wordt bepaald op € 1.900 incl btw
In deze prijs is inbegrepen het poetsen en de billijke vergoeding."
De prijs wordt zo gezet dat we minstens kostendekkend zijn wat betreft poetsen en billijke vergoeding en Btw.