Ter kennisname het auditrapport van de audit TA Geldmiddelen. Bij dit definitieve auditrapport werd rekening gehouden met de bemerkingen die het managementteam aangaf tijdens de bespreking van het ontwerprapport. Bovendien is de managementreactie integraal opgenomen (zie hieronder).
Dit auditrapport wordt eveneens bezorgd aan:
"We hebben het auditrapport met veel belangstelling gelezen en kunnen ons vinden in de weergave van de feiten en de conclusies van de auditoren. Het rapport zal worden geagendeerd op de gemeenteraad, de raad van bestuur en de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 september 2020.
De audit kwam voor ons op een erg goed en nuttig moment. Bij de opstart van de nieuwe legislatuur hebben we, vertrekkende van de leidraad, een kader voor organisatiebeheersing uitgewerkt. Semestrieel rapporteren we over de opvolging van dit kader aan de raden. Zoals in het rapport geduid, hanteren we hierbij een thematische aanpak, waarbij elk thema van de leidraad organisatiebeheersing over een periode van drie jaar systematisch aan bod komt.
In 2020 staan de thema’s ‘doelstellingen en procesmanagement’, ‘belanghebbendenmanagement’, ‘financieel management’ en ‘HRM’ op de agenda. Het auditrapport zal als een belangrijke en waardevolle bron van informatie worden meegenomen in de werkgroep die zich buigt over het thema ‘financieel management’. De praktijkgerichte insteek van de audit en het daaruit voortvloeiende rapport maakt dat de bevindingen vlot kunnen vertaald worden naar onze eigen werking. Daarnaast zal het door Audit Vlaanderen gehanteerde analysekader en de auditaanpak ongetwijfeld inspiratie bieden bij het doorlichten van onze andere interne processen, ook deze buiten het domein van financieel management.
Uit de audit is één aanbeveling gevolgd. Wat betreft de planning en afstemming van de liquiditeiten wordt gesteld dat de organisatie geen korte termijn liquiditeitsplanning opstelt en dat hierdoor het risico op het niet efficiënt inzetten van langdurige liquiditeitsoverschotten onvoldoende is afgedekt. We bevestigen dat er inderdaad geen gedetailleerde korte termijn liquiditeitsplanning wordt opgesteld en dat het opstellen hiervan kan bijdragen tot interne kennisdeling en het verzekeren van de continuïteit. Naar de toekomst toe zullen we hier dan ook sterker op inzetten. Dat er momenteel weinig aandacht wordt besteed aan dit topic, volgt uit het huidige renteklimaat waarin het veeleer neerkomt op het vermijden van negatieve rente dan op het bekomen van creditintresten (zie ook de bank alerts die daartoe werden ingesteld). Daarnaast namen we de afgelopen jaren op diverse andere manieren maatregelen om het risico op het niet efficiënt inzetten van liquiditeitsoverschotten, in te perken. Zoals geduid in het rapport, volgt onze organisatie op een actieve manier het meerjarenplan op. Dit maakt dat er de voorbije jaren niet onnodig geleend werd. Daarnaast openden we midden 2019 nog een bijkomende spaarrekening met een langere opvraagtermijn. Tot slot werd in het meerjarenplan opgenomen dat er in 2020, mede in functie van het voeren van een performant liquiditeitenbeheer, een pensioenverzekering wordt afgesloten voor de pensioenen van de mandatarissen en de RSZ-bijdragen van de statutairen (zie ook de rapportering met betrekking tot het liquiditeitenbeheer van 23/09/2019). Op die manier trachten we de beschikbare liquiditeiten op een zo efficiënt mogelijke manier in te zetten en een zo hoog mogelijk rendement te bekomen. Hoewel we dus van mening zijn dat er inspanningen worden gedaan om dit risico in te perken, kunnen we ons zeker vinden in de aanbeveling en zien we meerwaarde in het opzetten van een meer gedetailleerde liquiditeitenplanning naar de toekomst toe.
Vanuit het managementteam wensen we tot slot aan te geven dat we een uitermate positief gevoel hebben overgehouden aan de audit en aan de samenwerking met de auditoren. Procesmatig werken heeft de laatste jaren binnen onze organisatie sterk aan belang gewonnen. We beschouwen dit auditrapport als een bevestiging van het feit dat de middelen en de tijd die we als organisatie aan het verder uitbouwen van ons organisatiebeheersingssysteem spenderen, lonen. Uiteraard komt bij elke audit flink wat extra workload kijken voor de betrokken diensten. De auditoren, die op een heel correcte en respectvolle manier tewerk zijn gegaan, hebben echter steeds getracht om ruim vooraf en op een efficiënte manier de voor de audit vereiste informatie op te vragen. Hun veldwerk en de professionele aanpak die ze hierbij gehanteerd hebben, hebben er zeker ook toe bijgedragen dat het thema organisatiebeheersing op een positieve manier verder uitgedragen werd binnen onze organisatie. "
Nr. | Aanbeveling | Streefdatum | Verantwoordelijke/ initiator | Actieplan of opmerkingen |
Planning en afstemming | ||||
A1 | De organisatie maakt een liquiditeitsplanning op zodat ze in staat is haar liquiditeitsverplichtingen van nabij op te volgen. Op deze manier kan de organisatie snel bijsturen bij grote liquiditeitstekorten of overschotten.
Risico’s die de organisatie op deze manier beheerst:
| |||
De raad neemt kennis van het eindrapport.