Terug
Gepubliceerd op 22/10/2020

2020_GR_00293 - Organisatiebeheersing - procesbeheer - reglement kasbeheer - Goedkeuring

Gemeenteraad
ma 19/10/2020 - 20:05 Gemeenteraadszaal
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Vincent Vanhumbeeck, Steven Swiggers, Jozef Verdeyen, Karin Jiroflée, Tom Van der Auwera, Nico Bogaerts, Ilse Fillet, Dieter Vanbesien, Luc De Bie, Frank Vannetelbosch, Bert Francois, Bernard Lemaitre, Annelotte Van Meldert, Brigitte Mouligneau, Jo Vandesande, Marc Vermylen, Marian Ursi, Nick Van Avondt, Pascal Vandenhoudt, Tim Timmermans, Veva Daniels, Orpha Delbeke, Annik Olbrechts, Luc Van Rillaer

Secretaris

Luc Van Rillaer

Voorzitter

Vincent Vanhumbeeck
2020_GR_00293 - Organisatiebeheersing - procesbeheer - reglement kasbeheer - Goedkeuring 2020_GR_00293 - Organisatiebeheersing - procesbeheer - reglement kasbeheer - Goedkeuring

Motivering

Regelgeving: bevoegdheid

8a08e59561454b880161479b5019067c

Argumentatie

In de dagelijkse werking van de teams komt het voor dat sommige ontvangsten direct worden geïnd nadat de vordering ontstaat. In het algemeen zijn dat vorderingen waarvan de schuldenaar vooraf niet gekend is, en hierdoor niet met factuur gewerkt wordt. Hiertoe is het wenselijk dat sommige personeelsleden belast worden met de inning van dagontvangsten.

Fasering

- uittekenen proces: werkgroepvergadering op 7/9/2020.

- opmaak documenten en terugkoppeling

- bijkomend overleg met medewerkers van cultuur, welzijn, sport, markten en kermissen, OCMW en team fin

- bespreking op MAT op 21/9/2020

- goedkeuring door cbs op 24/9/2020

Juridische grond

Artikel 28 §1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin bepaald wordt dat dit punt in openbare zitting wordt behandeld.

Artikel 40 §1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad beschikt over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de gemeentelijke aangelegenheden.

Artikel 40 § 3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad de gemeentelijke reglementen vaststelt.

Artikel 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat volgende bevoegdheden niet aan het college van burgemeester en schepenen kunnen worden toevertrouwd:

2° het vaststellen van de gemeentelijke reglementen en het bepalen van straffen en administratieve sancties op de overtreding van die reglementen.

De artikels 217 tot 220 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 die handelen over het organisatiebeheersingssysteem.

 

Aanleiding en context

Voorliggend reglement regelt de kassa-ontvangsten in cash.

Het reglement kasbeheer maakt deel uit van het organisatiebeheersingssysteem.

Regelgeving bevoegdheid

Het Decreet Lokaal Bestuur
<p>DLB</p>

Besluit

De Gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
De gemeenteraad legt het volgende voor aan de raad van bestuur:

Artikel 1

Dit reglement is van toepassing op:

Alle personeelsleden die de algemeen directeur nominatief belast met de inning van geringe dagontvangsten (kassaverantwoordelijken), evenals de personeelsleden aan wie hij de kasverrichtingen van de hoofdkas van het bestuur opdraagt (hoofd-kassaverantwoordelijken).

Dit kadert in de bevoegdheid van de algemeen directeur tot het vaststellen van het organisatiebeheersingssysteem en gebeurt na advies van de financieel directeur en binnen het kader van de algemene voorwaarden zoals bepaald in dit reglement. Deze beslissing van de algemeen directeur wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies van de financieel directeur dat hij in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.

Artikel 2

De algemeen directeur duidt bij directeursbesluit de personeelsleden aan die mogen optreden als kassaverantwoordelijke en/of hoofd-kassaverantwoordelijke. Er kunnen meerdere (hoofd-)kassaverantwoordelijken zijn. Er moeten alleszins voldoende (hoofd-)kassaverantwoordelijken aangesteld worden om de continuïteit van de kassawerking te kunnen verzekeren. Elke (hoofd-)kassaverantwoordelijke ontvangt een exemplaar van dit reglement en tekent voor ontvangst.

De aanstelling kan op elk moment beëindigd worden door een nominatieve beslissing van de algemeen directeur en neemt alleszins een einde bij de uitdiensttreding van het betrokken personeelslid.

De lijst van (hoofd-)kassaverantwoordelijken maakt deel uit van de jaarlijkse rapportage in het kader van het organisatiebeheersingssysteem (cf. art 219 decreet lokaal bestuur).

Enkel de personeelsleden aangesteld als (hoofd-)kassaverantwoordelijke zijn gemachtigd kasgelden te ontvangen en daarvoor een geldig ontvangstbewijs af te leveren.

Wanneer een (hoofd-)kasverantwoordelijke (tijdelijk) niet meer in staat is de kasfunctie uit te oefenen, duidt de algemeen directeur een vervanger aan.

Artikel 3

Bij het ontvangen van gelden moet er steeds, indien de klant dat wenst, een geldig ontvangstbewijs afgeleverd worden in één van de volgende vormen:

  • een (kas)ticket/inningsticket via de kassa-software
  • een kwitantie

De bewijsstukken worden, voor zover ze niet elektronisch vastgelegd zijn (via de kassasoftware), bewaard en per dag geklasseerd, volgens de richtlijnen van de financieel directeur.

Artikel 4

De gelden moeten zowel tijdens als buiten de diensturen op een veilige plaats opgeborgen worden, behalve indien deze beschikbaar moet zijn ten behoeve van het team. Hiermee wordt bedoeld dat deze gelden zowel buiten als tijdens de werkuren, indien geen personeel aanwezig is, moeten opgeborgen worden in een geldkoffer of brandkoffer. De verantwoordingsstukken van reeds gedane uitgaven worden afzonderlijk en veilig bewaard (op een andere plaats dan het geld).

Artikel 5

De hoeveelheid contant geld moet zo beperkt mogelijk gehouden worden. Girale betalingen worden aangemoedigd en genieten de voorkeur.

Artikel 6

Startgeld

Aan de kassaverantwoordelijken wordt een beginvoorraad wisselgeld als kasgeld ter beschikking gesteld. De grootte van het bedrag is afhankelijk van de omvang en de aard van de te ontvangen gelden en wordt, na advies van de financieel directeur, in een gemotiveerd besluit vastgesteld. Het kasgeld mag niet worden aangewend bij elektronische inning.

Transfert en afrekening 

De kassaverantwoordelijke rekent minstens om de twee weken de kassa af bij de hoofd-kassaverantwoordelijke (ongeacht het aanwezige bedrag in kas). Onder afrekening wordt verstaan alle gelden, met uitzondering van het startgeld. Bij elke afrekening worden, voor zover van toepassing op de betrokken kassa, de nuttige bewijsstukken en, voor zover van toepassing, het document kasverschil overhandigd. De hoofd-kassaverantwoordelijke levert daarvoor een ontvangstbewijs af.

Inboeken

Team financiën verwerkt uiterlijk één maand na ontvangst de gelden in de boekhouding.

Artikel 7

Het bewaren van gelden die geen eigendom zijn van het bestuur (gemeente, AGB, OCMW) is verboden. Het bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden bij diefstal of verlies van gelden of geldwaardige documenten die geen eigendom zijn van het bestuur.

Artikel 8

Het is niet toegelaten om met de ontvangen gelden leningen toe te staan of uitgaven te verrichten andere dan correcties en/of teruggaven van inningen en/of verkopen.

Tijdelijk geld ontlenen uit de kassa voor privédoeleinden is niet toegestaan.

De kassa moet steeds kunnen opnieuw samengesteld worden op basis van het aanwezige contant geld en de ontvangstbewijzen.

Eigen financiële middelen (privégelden) mogen niet in de kassa/kluis zitten. Alle waarden die in de kassa/kluis zitten worden geacht eigendom van het bestuur te zijn, tenzij het tegendeel onomstotelijk bewezen wordt.

Artikel 9

De kassaverantwoordelijken en de hoofd-kassaverantwoordelijken zijn elk verantwoordelijk voor de gelden die ze in bewaring hebben.

Bij een tekort zijn zij aansprakelijk in geval van bedrog of zware schuld.

Voor lichte schuld zijn zij enkel aansprakelijk als die eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.

Wordt o.a. beschouwd als zware fout (niet-limitatieve opsomming):

  • geld of geldwaardige stukken onbewaakt achterlaten
  • niet op regelmatige basis afrekenen
  • het verwaarlozen van het afleveren van ontvangstbewijzen en het niet bewaren van verantwoordingsstukken
  • het niet onmiddellijk melden van een kasverschil cf. art. 6

Indien het personeelslid niet aansprakelijk is, wordt het tekort door het bestuur ten laste genomen.

 

Artikel 10

De kassaverantwoordelijke moet dagelijks bij het afsluiten van de kassa verplicht een kascontrole uitvoeren en die in het kassasysteem vastleggen.

Als de kassa niet rechtstreeks gelinkt is aan het boekhoudsysteem, verantwoordt de kassaverantwoordelijke de bedragen met een nauwkeurige invorderingsstaat, bijgehouden volgens de onderrichtingen van de financieel directeur.

Bij de vaststelling van een verschil vult de kassaverantwoordelijke steeds het document kasverschil in. Dit document wordt steeds bij een transfert of afrekening bezorgd aan de hoofd-kassaverantwoordelijke. Om de twee weken wordt er een kascontrole uitgevoerd door Team financiën op de kassen van de andere teams.

Bij elk kasverschil wordt, naast het noteren van het kasverschil, eveneens onmiddellijk de hoofd-kassaverantwoordelijke ingelicht.

Bij een kasverschil van meer dan vijftig euro of een cumulatief verschil van vijftig euro in de periode van één maand, zal de hoofd-kassaverantwoordelijke zowel de algemeen directeur als de financieel directeur inlichten. De algemeen directeur neemt een beslissing over de aansprakelijkheid m.b.t. het kasverschil en maakt een verslag voor het college van burgemeester en schepenen of het directiecomité.

De algemeen directeur, de financieel directeur en de hoofd-kassaverantwoordelijken kunnen te allen tijde een onverwachte kassacontrole uitvoeren. De financieel directeur, of een door hem aangesteld persoon onder zijn verantwoordelijkheid, verifieert minstens eenmaal per jaar de geldvoorraad en de kasboekhouding van de hoofd-kassaverantwoordelijke van de centrale kas. Van de bevindingen van de financieel directeur wordt een verslag opgemaakt dat wordt ondertekend door de financieel directeur en de hoofd-kassabeheerder van de centrale kas. Een exemplaar van het verslag wordt overgemaakt aan de algemeen directeur, het betrokken personeelslid en in geval van onrechtmatigheden het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 11

Iedere diefstal of verlies wordt onmiddellijk gemeld aan de hoofd-kassaverantwoordelijke, de algemeen directeur en de financieel directeur. In geval van diefstal wordt door de algemeen directeur de lokale politie gewaarschuwd.

De hoofd-kassaverantwoordelijke, de algemeen directeur en de financieel directeur stellen zo snel mogelijk een administratief onderzoek in en gaan onverwijld over tot een verificatie van de kas teneinde het bedrag van het tekort vast te stellen.

De algemeen directeur maakt een verslag op, waarin naast een relaas van de feiten ook een voorstel wordt geformuleerd betreffende de aansprakelijkheid van het personeelslid dat instaat voor het beheer van de gelden. Indien niemand aansprakelijk gesteld worden, wordt het tekort door het bestuur ten laste genomen.

Volgend op het directeursbesluit betreffende de aansprakelijkheid van de diefstal of het verlies, schrijft Team financiën de diefstal of het verlies in de boekhouding in als ofwel een vordering ofwel als een kwijtschelding waarbij het bedrag volledig ten laste van het bestuur komt.

Artikel 12

De opdracht tot inning namens het bestuur maakt deel uit van het takenpakket van de (hoofd-)kassaverantwoordelijken en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding.

Artikel 13

Per uitzondering en met goedkeuring van de algemeen directeur, na advies van de financieel directeur, kan het gebruik van een losse kassa met wisselgeld toegestaan worden. De bewaar- en registratieverplichtingen en de verplichtingen m.b.t. de stavingsstukken en ontvangstbewijzen zijn ook van toepassing op deze occasionele kassa’s. Het cashgeld wordt binnen de vijf werkdagen na afloop van de activiteit(en) ingeleverd bij Team financiën.

Artikel 14

Een afschrift van dit reglement zal worden overgemaakt aan alle kassaverantwoordelijken, hoofd-kassaverantwoordelijken, de algemeen directeur en de financieel directeur. De beheerders van de occasionele kassa’s ontvangen bij het verkrijgen van de goedkeuring om een kassa te gebruiken ook een afschrift van dit reglement.

Artikel 15

Dit reglement vervangt het reglement ‘vaststellen van de voorwaarden voor de inning van geringe dagontvangsten door rekenplichtigen’ van 28 april 2014