2021_GR_00030 - Burgerzaken - Reglement betreffende de modaliteiten van het onderzoek naar de werkelijke verblijfplaats van personen en gezinnen op het grondgebied van de gemeente Haacht - Goedkeuring

De gemeenteraad keurt het reglement als volgt goed :

Reglement betreffende de modaliteiten van het onderzoek naar de werkelijke verblijfplaats van personen en gezinnen op het grondgebied van de gemeente Haacht 

Hoofdstuk 1: Aangifte van de adreswijziging

Artikel 1

Iedereen die zijn hoofdverblijfplaats wil vestigen in Haacht moet dit aangeven bij team Burgerzaken. De aangifte moet gebeuren binnen de acht werkdagen nadat de nieuwe woning effectief betrokken werd.

Artikel 2

Elke Belg en elke vreemdeling die reeds beschikt over een rijksregisternummer kan een aangifte van adreswijziging indienen
- via het e-loket op de gemeentelijke website www.haacht.be – aangifte adreswijziging
- aan het loket van team Burgerzaken;
- per mail (burgerzaken@haacht.be) of per brief met vermelding van alle rijksregisternummers
   van alle personen die mee verhuizen.

Artikel 3

Niet-Belgen die voor het eerst een inschrijving vragen melden zich persoonlijk aan het loket.

Hoofdstuk 2: Verblijfplaatsonderzoek

Artikel 4

Het gemeentebestuur legt de modaliteiten vast van het onderzoek naar de hoofdverblijfplaats van personen of gezinnen op het grondgebied Haacht. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt de vorm en de inhoud van het onderzoeksverslag.

 Artikel 5

Het onderzoek van de reële verblijfplaats van een persoon die zijn hoofdverblijfplaats in Haacht vestigt, wordt uitgevoerd door Politiezone Boortmeerbeek/Haacht/Keerbergen binnen de vijftien werkdagen na de aangifte.

Hoofdstuk 3: Onderzoeksverslag

Artikel 6

De wijkagent stelt een onderzoeksverslag op van zijn vaststellingen in de digitale toepassing.

Dit verslag moet conform de algemene onderrichtingen volgende gegevens bevatten:
- Data en uren waarop de controles hebben plaatsgevonden;
- Identiteit van de aangetroffen personen;
- De vaststellingen waaruit blijkt dat de betrokkenen effectief hun hoofdverblijfplaats hebben op het in de aangifte vermelde adres;
- De gezinssamenstelling van de betrokkenen, wie is de referentiepersoon;
- Eventuele relevante opmerkingen over de woning zelf;
- Conclusies van het onderzoek;
- Motivering in geval van negatieve vaststelling;
- Datum van het verslag;
- Naam en graad van de politieambtenaar die het onderzoek heeft gevoerd;.

Hoofdstuk 4: Effectieve inschrijving

Artikel 7

Na afloop van het verblijfplaatsonderzoek, en binnen de maand na de datum van aangifte, geeft dienst Burgerzaken er aan de gemeente van de vorige verblijfplaats ofwel kennis van dat betrokkene ingeschreven is in de registers ofwel dat zijn aanvraag tot inschrijving geweigerd is. De eventuele beslissing tot niet-inschrijving moet met redenen omkleed worden en ter kennis gebracht worden van betrokkene.

Artikel 8

De datum van inschrijving stemt overeen met de datum waarop de aangifte van verandering van hoofdverblijfplaats werd verricht.
Wanneer de aangifte van verblijfsverandering schriftelijk gebeurt, dan is de datum van inschrijving de datum van ontvangst door de gemeente van het schrijven van de burger waarbij de verblijfsverandering wordt gemeld.
Wanneer de aangifte van verblijfsverandering gebeurt per e-mail of via het e-loket, dan is de datum van inschrijving de datum van kennisneming hiervan door de gemeente.

Hoofdstuk 5: Adreswijziging van een niet-ontvoogde minderjarige

Artikel 9

De minderjarige wordt ingeschreven op het adres waar hij zijn hoofverblijfplaats heeft, d.w.z. de plaats waar hij effectief verblijft gedurende het grootste deel van het jaar.
Het gaat om een louter feitelijke aangelegenheid. De hoofdverblijfplaats wordt vastgesteld op grond van objectieve materiële of feitelijke gegevens, en niet in functie van afgelegde verklaringen of het akkoord van de ouders of één van hen om op een bepaald adres te worden ingeschreven.

Artikel 10

Als de ouders niet samenleven verwittigt de gemeente de andere ouder per aangetekende brief van de adreswijziging. Indien de andere ouder in het buitenland woont of ambtshalve is afgevoerd, dan wordt er geen brief gestuurd.
De ouder aan wie kennis werd gegeven van de aangifte van de overbrenging van de hoofdverblijfplaats van zijn/haar minderjarig kind beschikt dan over een termijn van 15 kalenderdagen na ontvangst van deze kennisgeving om desgevallend een afschrift voor te leggen van de gerechtelijke uitspraak waarbij hem/haar het exclusief ouderlijk gezag werd toegewezen of om aan te tonen dat de andere ouder uit het ouderlijke gezag werd ontzet.
In dat geval zal de adreswijziging niet worden uitgevoerd.

Artikel 11

Wanneer de ouders niet samenleven en de niet-ontvoogde minderjarige op een gelijkmatig verdeelde wijze verblijft bij elk van beide ouders (systeem van het verblijfsco-ouderschap), dan is het niet mogelijk om te bepalen bij welke ouder de minderjarige effectief verblijft gedurende het grootste gedeelte van het jaar.
De inschrijving van de niet-ontvoogde minderjarige gebeurt dan op basis van hetzij het wederzijds akkoord van de beide ouders, hetzij de laatste gerechtelijke beslissing tot gelijkmatig verdeelde huisvesting, hetzij de laatste notariële akte tot gelijkmatig verdeelde huisvesting.
Bij gebrek aan een akkoord, een gerechtelijke beslissing of een notariële akte blijft de niet-ontvoogde minderjarige ingeschreven aan het adres van de laatste hoofdverblijfplaats.
Indien het niet mogelijk blijkt om de inschrijving van de niet-ontvoogde minderjarige te regelen volgens de voormelde modaliteiten dan gebeurt deze aan het adres van de hoofdverblijfplaats van de ouder die de kinderbijslag ontvangt in afwachting dat de hoven en rechtbanken een uitspraak doen terzake.

Hoofdstuk 6: Inschrijving van ambtswege

Artikel 12

Het onderzoek naar de werkelijke verblijfplaats kan ook gevoerd worden op initiatief van de lokale politie of op verzoek van de ambtenaar van de Burgerlijke Stand. Dit gebeurt als er een vermoeden is dat een persoon of een gezin zich gevestigd heeft op het grondgebied van Haacht, zonder hiervan aangifte te doen.
In dergelijk geval zal de wijkagent betrokkene(n) oproepen om de nodige stappen te ondernemen om de aangifte van adreswijziging te doen en zo de toestand te regulariseren. Tevens ontvangt betrokkene van dienst Burgerzaken een aangetekende brief met de vraag aangifte van adreswijziging te doen.
Als de wijkagent later vaststelt dat betrokkene geen gevolg geeft aan deze oproep, dan stelt hij een verslag van ambtshalve inschrijving op.

Artikel 13

Wanneer betrokkene geen gevolg geeft aan de oproep, schrijft het college van burgemeester en schepenen hem in op de datum waarop zijn aanwezigheid in de gemeente werd vastgesteld. Deze datum staat vermeld in het verslag van de ambtenaar van de burgerlijke stand, die zich baseert op het onderzoeksverslag van de wijkagent.

De beslissing van het college van burgemeester en schepenen over de inschrijving van ambtswege wordt door de ambtenaar van de Burgerlijke Stand gemotiveerd en aangetekend verstuurd naar betrokkene.

Hoofdstuk 7: Vertrek zonder aangifte en afvoering van ambtswege

Artikel 14

Wanneer uit onderzoek naar de werkelijke verblijfplaats blijkt dat betrokkene niet op het aangegeven adres verblijft en de nieuwe verblijfplaats niet achterhaald kan worden, dan zal de wijkagent de afvoering van ambtswege voorstellen.

Artikel 15

De ambtenaar van de Burgerlijke Stand dient, op het moment dat het dossier wordt ingediend met het oog op een beslissing tot ambtshalve afvoering, een ultieme poging te ondernemen om na te gaan of er een mogelijke hoofdverblijfplaats gekend is. Dit moet blijken uit de argumentatie: gemotiveerd verslag van de wijkagent, ultieme raadpleging van de Sidis databank, ultieme controle van het Rijksregister.
Alvorens over te gaan tot de afvoering van ambtswege, dient de wijkagent zich ervan te vergewissen dat betrokkene niet opgesloten is in een strafinrichting of in een instelling voor sociale bescherming.

Artikel 16

Als uit onderzoek blijkt dat betrokkene zijn hoofdverblijfplaats heeft gevestigd op een ander adres in Haacht, dan meldt de wijkagent dit aan team Burgerzaken en wordt een eventuele schrapping uitgesteld tot na het onderzoek van de wijkagent die belast wordt met het onderzoek.

Als uit onderzoek blijkt dat betrokkene zijn hoofdverblijfplaats heeft gevestigd in een andere gemeente, dan brengt de ambtenaar van de Burgerlijke Stand de andere gemeente hiervan op de hoogte via een model 6 en wordt een eventuele schrapping uitgesteld tot na het onderzoek in de andere gemeente.

Artikel 17

De afvoering is een uitzonderingsmaatregel en kan slechts uitgevoerd worden als er geen andere oplossing mogelijk blijkt.

Artikel 18

De wijkagent zal de afvoering van ambtswege ook voorstellen in volgende gevallen:

• Betrokkene heeft zich in het buitenland gevestigd en bevindt zich niet in een situatie van tijdelijke afwezigheid;
• Betrokkene is ingeschreven op een referentieadres bij een natuurlijke persoon, maar voldoet niet meer aan de voorwaarde voor dergelijke inschrijving omdat de natuurlijke persoon van adres is veranderd, overleden is of ambtshalve afgevoerd;
• Vreemde onderdanen die hun recht of toelating tot verblijf van meer dan 3 maanden of tot vestiging verloren hebben.

Wanneer betrokkene is ingeschreven op een referentieadres van het OCMW, dan volstaat een voorstel van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst.

Artikel 19

Alvorens effectief te beslissen tot een ambtshalve afvoering, stuurt de gemeente per aangetekende brief een kennisgeving naar betrokkene op het adres waarop de ambtshalve afvoering betrekking heeft. Met deze kennisgeving wordt betrokkene uitgenodigd naar team Burgerzaken om zijn verblijfstoestand te bespreken.

Artikel 20

Wanneer betrokkene zich niet aanbiedt bij team Burgerzaken en uit het onderzoeksrapport van de wijkagent blijkt dat betrokkene geen belangen meer heeft op het adres, dan schrijft het college van burgemeester en schepenen hem af op datum van de collegebeslissing.

Artikel 21

Nadat het college van burgemeester en schepenen heeft beslist tot een ambtshalve afvoering stuurt de gemeente per aangetekende brief een kennisgeving naar betrokkene op het adres waarop de ambtshalve afvoering betrekking heeft. Met deze kennisgeving wordt betrokkene in kennis gesteld van de verdere opties.

Hoofdstuk 8: Referentieadres

Artikel 22

Onder referentieadres wordt verstaan het adres van
- ofwel een natuurlijke persoon die is ingeschreven in de bevolkingsregisters op de plaats waar hij zijn hoofdverblijfplaats heeft gevestigd;
- ofwel een rechtspersoon waar, met de toestemming van deze natuurlijke persoon of rechtspersoon een natuurlijke persoon zonder vaste verblijfplaats is ingeschreven.

De natuurlijke persoon of de rechtspersoon die de inschrijving van een andere persoon aanvaardt als referentieadres, verbindt zich ertoe daar alle voor die persoon bestemde post of alle administratieve documenten te laten toekomen.

De inschrijving op een referentieadres is beperkt tot het adres dat in de aanvraag en in de toestemming is opgegeven.
In geval van adreswijziging van de verstrekker van het referentieadres, moet een nieuwe aanvraag worden ingediend.

Artikel 23

De mogelijkheid om op een referentieadres ingeschreven te worden, is strikt beperkt tot de hierna vermelde categorieën:

• Personen die in een mobiele woning verblijven;
• Personen die bij gebrek aan voldoende bestaansmiddelen geen hoofdverblijfplaats (meer) hebben;
• Gedetineerden die niet voldoen aan de voorwaarden voor een tijdelijke afwezigheid;
• Personen die maximaal één jaar afwezig zijn voor beroeps- of studieredenen en geen hoofdverblijfplaats hebben;
• Het militair personeel en burgerpersoneel van de Belgische strijdkrachten dat in het buitenland gestationeerd is, de militairen die in het buitenland gedetacheerd zijn, hetzij bij internationale of supranationale organismen, hetzij een militaire basis in het buitenland, alsook de leden van hun gezin, voor de duur van hun stationering of detachering;
• De personeelsleden van de federale politie die afwezig zijn uit het Koninkrijk, alsook de leden van hun gezin, die ofwel het militaire personeel en burgerpersoneel van de Belgische strijdkrachten in het buitenland begeleiden, ofwel een speciale opdracht vervullen in het buitenland, voor de duur van hun begeleiding of opdracht;
• De dienstplichtigen onder de wapens en de gewetensbezwaarden voor de duur van hun dienst, de dienstplichtigen die vrijstelling van militaire dienst genieten krachtens artikel 16 van de op 30 april 1962 gecoördineerde dienstplichtwetten, voor de duur van hun dienst of hun coöperatieopdracht;
• De federale, gewestelijke en gemeenschapsambtenaren die een functie opnemen op een Belgische diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging in het buitenland, alsook de leden van hun gezin, op voorwaarde dat zij een hiërarchische band hebben met het posthoofd en dat zij ingeschreven worden op de diplomatieke lijsten van de voornoemde vertegenwoordiging, voor de duur van hun opdracht;
• De personen die op coöperatieopdracht gestuurd worden door verenigingen die erkend zijn krachtens de wet van 19 maart 2013 betreffende de Belgische ontwikkelingssamenwerking, alsook de leden van hun gezin, voor de duur van hun coöperatieopdracht.

Artikel 24

Voor een inschrijving op referentieadres bij het OCMW is enkel een beslissing nodig van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst. Er is geen controle nodig door de wijkagent.

Artikel 25

Het college van burgemeester en schepenen is gelast met de afvoering van ambtswege van personen die ingeschreven zijn op een referentieadres wanneer ze niet meer voldoen aan de voorwaarden voor deze inschrijving en wanneer de verblijfstoestand niet kan geregulariseerd worden.

Hoofdstuk 9: Voorlopige inschrijving

Artikel 26

Wanneer personen om hun inschrijving verzoeken in gebouwen waar permanente bewoning niet is toegelaten om reden van veiligheid, gezondheid, urbanisme of ruimtelijke ordening, dient bijzondere aandacht besteed te worden aan de controle van de hoofdverblijfplaats. In sommige gevallen bestaat de hoofdverblijfplaats nog in een andere gemeente. Wanneer vastgesteld wordt dat betrokkene er wel degelijk zijn hoofdverblijfplaats heeft, dan wordt hij door de gemeente voorlopig ingeschreven aan dat adres in de bevolkingsregisters.

Artikel 27

Bij een voorlopige inschrijving worden regionale, strafrechtelijke en administratieve procedures opgestart die voorzien zijn in de reglementering die een normale inschrijving niet toestaat.
De voorlopige inschrijving blijft voorlopig zolang de ter zake bevoegde administratieve of gerechtelijke instantie geen enkele beslissing genomen heeft om een einde te stellen aan de geschapen onregelmatige situatie.
Ze houdt geen legalisering van de situatie in en stelt de betrokkenen niet vrij van hun strafrechtelijke verantwoordelijkheid. De gerechtelijke en administratieve procedures kunnen altijd opgestart of verdergezet worden, zelfs na de definitieve inschrijving.

Artikel 28

De voorlopige inschrijving neemt een einde zodra de betrokkenen de woning hebben verlaten of zodra een einde wordt gesteld aan de onrechtmatige toestand.

Hoofdstuk 10: Tijdelijke afwezigheid

Artikel 29

Een tijdelijke afwezigheid wordt gedefinieerd als ‘het feit van niet effectief te verblijven op zijn hoofdverblijfplaats tijdens een bepaalde periode, waarbij er voldoende belangen behouden worden die aantonen dat de reïntegratie in de hoofdverblijfplaats op elk moment mogelijk is’.

Artikel 30

Bij een tijdelijke afwezigheid kan de bestaande inschrijving in de bevolkingsregisters worden behouden. Een voorafgaande inschrijving in de bevolkingsregisters op een hoofdverblijfplaats is dus een vereiste die bij de aanvraag van de tijdelijke afwezigheid moet vervuld zijn.

Artikel 31

De burger heeft de mogelijkheid en wordt sterk aanbevolen om elke tijdelijke afwezigheid van meer dan drie maanden aan te geven bij team Burgerzaken. Hij vult het daartoe bestemde formulier in.

Artikel 32

Een tijdelijke afwezigheid mag niet langer duren dan een jaar.
Ze kan éénmaal verlengd worden, waardoor men uiteindelijk gedurende twee jaar afwezig kan zijn. De burger die de tijdelijke afwezigheid voor een bijkomend jaar wenst te verlengen, moet een tweede aangifte doen bij gemeente Haacht. Als hij dit niet doet dan loopt hij het risico op ambtshalve afvoering.

Artikel 33

Er kan in bijzondere situaties afgeweken worden van het principe van de beperkte duur van de tijdelijke afwezigheid, als dat bij de gemeente aangegeven wordt. De burger moet de redenen die de afwezigheid verantwoorden invullen op het daartoe bestemde formulier. Nalatigheid kan leiden tot een afvoering van ambtswege.

Artikel 34

De voormelde voorwaarden inzake de duur en de verlenging van de tijdelijke afwezigheid gelden niet in de volgende gevallen:

• Personen die op het Belgisch grondgebied verblijven in verpleeginrichtingen en andere openbare en private instellingen die zieken opvangen, rusthuizen, rust- en verzorgingstehuizen, ziekenhuizen of gedeelten van ziekenhuizen, gelijkgesteld met rust- en verzorgingstehuizen, psychiatrische instellingen. Personen die op het Belgisch grondgebied geplaatst werden bij particulieren voor de duur van hun verblijf met therapeutische en/of medische hulpverleningsdoeleinden;
• Personen die opgesloten zijn in strafinrichtingen en inrichtingen voor sociaal verweer, voor de duur van hun opsluiting;
• Minderjarigen die door de jeugdrechter in een gemeenschapsinstelling geplaatst zijn of in de gevangenis, voor de ganse duur van hun plaatsing;
• Het Belgisch militair personeel en burgerpersoneel van het Belgisch leger in het buitenland, de militairen bij internationale of supranationale organismen en de leden van hun gezin, tijdens de ganse duur van hun stationering aldaar;
• De personeelsleden van de federale politie in het buitenland en de leden van hun gezin, tijdens de ganse duur van hun opdracht;
• De dienstplichtigen onder de wapens en de gewetensbezwaarden voor de duur van hun dienst;
• De federale, gewestelijke en gemeenschapsambtenaren die een functie opnemen op een Belgische diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging in het buitenland en de leden van hun gezin tijdens de ganse duur van de opdracht.
• De personen die op coöperatieopdracht gestuurd worden door verenigingen (NGO’s) die erkend zijn door het Belgisch departement ontwikkelingssamenwerking en de leden van hun gezin voor de ganse duur van hun opdracht;
• De personen die verdwenen zijn sinds zes maanden of langer, gesignaleerd aan de politie. De tijdelijke afwezigheid eindigt met de terugkeer of met de vaststelling van het overlijden;
• De personen die, in het kader van beroepsactiviteiten, een specifiek werk of een bepaalde opdracht uitvoeren in een andere gemeente of in het buitenland en de leden van hun gezin voor de ganse duur van hun werk of opdracht;
• De leerlingen en studenten ouder dan zestien jaar die financieel nog ten laste zijn van hun ouders, voor de ganse duur van hun studies in België of in het buitenland.

Artikel 35

De tijdelijke afwezigheid eindigt:

• Indien de aanleiding ervoor ophoudt te bestaan;
• Indien de hoofdverblijfplaats betrokken of gebruikt wordt door nieuwe inwoners, al dan niet tijdelijk;
• In geval van een klaarblijkelijk einde van de band met het gezin waarvan de betrokkene deel uitmaakte;
• Zodra de betrokkene meldt dat hij zich opnieuw heeft gevestigd op de hoofdverblijfplaats;
• Wanneer de verlenging ervan niet werd aangegeven;
• Wanneer de betrokkene vraagt om een effectieve inschrijving aan het adres waar hij verblijft, of om een afvoering naar het buitenland.

Indiende gemeente geen informatie heeft betreffende de (nieuwe) hoofdverblijfplaats van de betrokkene, dan wordt de procedure opgestart om hem van ambtswege af te voeren.

Hoofdstuk 11: Verhuis naar het buitenland:

Artikel 36

Bij verhuis naar het buitenland moet betrokkene hiervan aangifte doen bij team Burgerzaken. Dit kan door persoonlijke aangifte aan het loket of per e-mail. Bij aangifte per mail en dient er een kopie van de voor- en achterkant van de identiteitskaart bezorgd te worden.

Hoofdstuk 12: Betwisting

Artikel 37

Betrokkene kan zijn bezwaren betreffende een inschrijving of afvoering van ambtswege schriftelijk meedelen aan:
Algemene Directie Instellingen en Bevolking
Park Atrium, Koloniënstraat 11
1000 Brussel
callcenter.rrn@rrn.ibz.fgov.be

Dit volgens de modaliteiten vermeld in de aangetekende brief die betrokkene ontvangt.

Artikel 38

Betwistingen betreffende de werkelijke hoofdverblijfplaats vallen eveneens onder de bevoegdheid van de minister van Binnenlandse Zaken.

Hoofdstuk 13: Inwerkingtreding

Artikel 39

Dit reglement is van kracht vanaf 1 maart 2021.