Vertrek wegens pensioen per 1 september 2022 van de conciërge van het DC
Noodzaak tot aanstellen nieuwe conciërge
Noodzaak tot update huishoudelijk reglement
Advies MAT over de taakinhoud en een marktconforme huurprijs
Akkoord van het DC om de vacature eerst intern open te stellen voor al het personeel van het lokaal bestuur.
Noodzaak tot update
Het huishoudelijk reglement betreffende de opdracht van conciërge in de gebouwen van het dienstencentrum Den Breughel Haacht wordt als volgt goedgekeurd:
“DE OPDRACHT VAN CONCIERGE IN DE GEBOUWEN VAN HET DIENSTENCENTRUM DEN BREUGHEL TE HAACHT:
Hoofdstuk I: Algemene bepalingen
Artikel 1
Dit reglement is van toepassing op de opdracht van conciërge in de gebouwen van het dienstencentrum Den Breughel die eigendom zijn van het AGB Haacht.
Hoofdstuk II : Procedure van aanstelling
Artikel 2
De opdracht van conciërge wordt in eerste instantie aangeboden aan een personeelslid van het lokaal bestuur Haacht (AGB, gemeente, OCMW).
Het betreft een opdracht die niet behoort tot de functie die de betrokkene in hoofdambt uitoefent.
De personeelsleden kunnen deelnemen aan de selectie indien zij voldoen aan de volgende voorwaarden:
- statutair aangesteld zijn of tewerkgesteld zijn met een contract van onbepaalde duur;
- de proeftijd voltooid hebben.
Wanneer er zich geen geschikte interne kandidaten hebben aangeboden, kan het directiecomité vooralsnog beslissen de conciërgeopdracht open te stellen voor externe personen. In dit geval wordt de conciërgeopdracht geconcretiseerd in een specifieke overeenkomst.
Artikel 3
De opdracht wordt door het directiecomité toegewezen na een vergelijkende selectie, op basis van het behaalde resultaat in de selectieproef (schriftelijk en mondeling gedeelte) en de evaluatie van de elementen die een indicatie leveren voor een bestendige en succesvolle uitvoering van de opdracht. Het werken in de instelling waarvoor men als conciërge kandideert, is daarbij een element in de overweging.
De vacature van de opdracht van conciërge wordt door middel van een interne oproep ter kennis gebracht van het personeel.
Deze interne oproep bevat de volgende gegevens:
- de datum waarop de opdracht vacant wordt;
- het volledige adres van het gebouw;
- een bondige beschrijving van de conciërgewoning (aantal plaatsen, oppervlakte en ligging);
- de dagen en uren waarop de woning kan worden bezichtigd;
- de termijn waarbinnen de aanvraag bij de secretaris van het AGB moet worden ingediend;
- een verwijzing naar dit reglement en een beschrijving van de verwachte prestaties en van de voordelen en eventuele bijzonderheden die in de algemene beschrijving in dit reglement niet vermeld zijn.
In geval van externe toewijzing van de conciërgeopdracht kan de vacature kenbaar gemaakt worden via andere aangewezen kanalen.
De kandidaten moeten bevestigen dat zij hebben kennis genomen van de rechten en plichten inherent aan de opdracht van conciërge. Zij moeten de juiste samenstelling van hun gezin aangeven.
Hoofdstuk II : Functieomschrijving : taken en plichten van de conciërge
Artikel 4
De conciërge voert haar/zijn opdracht (8u/week) uit buiten de normale werktijden in de instelling.
Artikel 5
De conciërge moet haar/zijn opdracht op een beleefde, discrete en klantvriendelijke manier uitoefenen.
Artikel 6
De conciërge is persoonlijk aansprakelijk tegenover het AGB voor de schade die zij/hij toebrengt door tekortkomingen in de uitoefening van haar/zijn opdracht, hetzij vrijwillig, hetzij door haar/zijn zware schuld, hetzij door herhaaldelijke lichte fouten. Zij/hij is ten slotte verantwoordelijk voor de fouten en tekortkomingen van zijn/haar gezinsleden.
Artikel 7
Taken van de conciërge (8u/week) :
- zij/hij opent en sluit de buitendeuren van het gebouw;
(ook op productiedagen zorgt zij/hij voor de opening van de poly e.a. zalen om klanten toe te laten tot het gebouw voordat de theatertechniekers aanwezig dienen te zijn om technische redenen.
(Bv. Verenigingen willen reeds een zaal aankleden vroeger op de dag / de theatertechniekers vertrekken wanneer hun aanwezigheid niet langer nodig is maar het evenement is nog niet gedaan. De conciërge wijst de klanten op het borstelproper achterlaten van de betreffende zaal en sluit nadien de zaal af)
- Klanten kunnen telefonisch beroep doen op de conciërge om een zaal te komen afsluiten bij hun vertrek. (ook kunnen klanten telefonisch afspraken maken i.v.m. het aanvangsuur en de toegang van het gebouw)
- zij/hij zorgt voor het gebouw en alles wat het omvat als een goede huisvader/moeder;
- zij/hij is bereid in het eigenappartement kleine onderhoudswerken uit te voeren die geen speciale kennis of gereedschappen en ook geen gespecialiseerde handenarbeid vereisen;
- zij/hij moet elke avond (weekdagen en weekends) minstens één ronde doen om zich ervan te vergewissen dat de deuren en ramen gesloten zijn;
- zij/hij wordt ingeschakeld voor tussentijdse drankenwissels en inventaris verbruik bij opeenvolgende verhuringen in een weekend
Bij verhuring aan diverse opeenvolgende huurders tijdens het weekend of op feestdagen.
De tussentijdse schoonmaak tussen twee verschillende huurders (keuken, foyer, inkom, polyvalente zaal, sanitair e.d.) kan door een externe firma op voorwaarde dat de planning voldoende vooraf gekend is en door de firma kan ingepland worden.
Bij meerdaagse verhuring (in weekends/feestdagen) is het in principe de huurder zelf die moet instaan voor het in orde houden maar de conciërge zou daar op kunnen toezien en eventueel helpen met aanvullen/voorzien van onderhoudsproducten en materieel (toiletpapier, zeep, …..)
- zij/hij moet op de hoogte zijn van de werking van het brand- en inbraakalarm en de brandblusapparaten, die in geval van brand moeten gebruikt worden (indien nodig kan hiervoor een specifieke opleiding voorzien worden);
- zij/hij moet in geval van brand de gegeven onderrichtingen kennen en steeds de voorschriften die ter zake bepaald zijn kennen;
- zij/hij moet de identiteit kennen van de personen die zij/hij moet oproepen in geval van een defect of ongeval aan een installatie (verwarming, liften, bijzondere uitrustingen, ...);
- zij/hij moet de sleutels bewaren van de buitendeuren die zij/hij moet sluiten zodra de lokalen niet meer toegankelijk zijn voor het publiek, en zij/hij moet in het bezit zijn van een tweede exemplaar van de sleutel van elk lokaal;
- na het sluiten van het gebouw mag zij/hij niemand meer binnenlaten in het gebouw, behalve voor een uit te voeren werk of inspectie (alle relevante gegevens zijn bij te houden in een logboek), en tenzij er speciale onderrichtingen gegeven zijn door de secretaris/onthaal (in dit laatste geval vergezelt zij/hij de bezoek(st)er of laat zij/hij de bezoek(st)er vergezellen tot bij de gevraagde persoon);
- zij/hij mag een persoon vreemd aan de instelling, die in het bezit is van materiaal of pakken, niet laten buitengaan, voor zover zij/hij niet kan nagaan of deze persoon het recht heeft deze mee te nemen;
- zij/hij waarschuwt de hulpdiensten in geval van noodsituaties en roept de politiediensten op wanneer dit noodzakelijk is;
- zij/hij is voor gebruikers en verantwoordelijken van het AGB bereikbaar via telefoon of whatsapp.
- zij/hij houdt regelmatig kalenderoverleg met het onthaal
- zij/hij houdt regelmatig overleg met de verantwoordelijke van team onderhoud
- zij/hij schikt zich naar de onderrichtingen van de verantwoordelijke van het AGB.
- zij/hij respecteert de waarden van het lokaal bestuur en draagt deze uit naar de klanten.
Sommige van de voormelde taken kunnen in overleg met de secretaris van het AGB door andere personeelsleden tijdens hun diensturen of door externe firma’s uitgevoerd worden.
Het directiecomité kan de conciërge op voorstel van de secretaris van het AGB bijkomende taken opdragen op basis van de specifieke situatie van de instelling.
Artikel 8
De conciërge registreert schriftelijk alle vaststellingen en overtredingen van de verstrekte richtlijnen (niet-uitgeschakelde of niet-toegelaten elektrische apparaten, schade aan materiaal of meubilair, het sluiten van vensters, enz.) en brengt het directiecomité ervan op de hoogte.
Zij/hij mag hierover geen rechtstreekse opmerkingen maken aan ambtenaren of aan in gebreke blijvende personeelsleden. Het directiecomité neemt de nodige maatregelen.
Artikel 9
De conciërge en haar/zijn gezinsleden mogen in het gebouw geen handel drijven, geen nijverheid uitoefenen, geen vrij beroep (laten) uitoefenen, geen zetel van een vennootschap of vereniging van welke aard dan ook vestigen en geen alcoholische dranken verkopen.
Artikel 10
De conciërge bewoont, met hoofdverblijfplaats, met haar/zijn gezin de lokalen die haar/hem zijn toegewezen in het gebouw waarvan zij/hij de bewaking heeft. Behalve wanneer de dienst het vereist, mag zij/hij tijdens de diensturen in haar/zijn woning geen personeelsleden ontvangen die in het gebouw werken.
Zij/hij mag er ook geen personen permanent huisvesten die niet tot haar/zijn gezin behoren.
Ten slotte mag zij/hij, voor persoonlijk gebruik, niet over lokalen beschikken die niet voor haar/zijn bewoning bestemd zijn.
Artikel 11
De conciërge is verplicht de woning altijd proper te houden. Deze woning wordt op kosten van het AGB in goede staat gebracht op het ogenblik dat de conciërge in dienst treedt. Normale opfris- en onderhoudswerken moeten regelmatig en op kosten van de conciërge worden uitgevoerd. De conciërge is verplicht een brandverzekering te onderschrijven wat de huurrisico’s en de aansprakelijkheid tegenover derden betreft. Het is eveneens verplicht een brandpolis te sluiten voor de eigen bezittingen en een familiale verzekering.
Hoofdstuk III: Vergoeding
Artikel 12
Als vergoeding voor de taken en plichten opgenomen in hoofdstuk II, ontvangt het personeelslid dat de conciërge-opdracht uitvoert als voordeel in natura de kosteloze huisvesting, verwarming en verlichting, inclusief het verbruik van water, gas en elektriciteit. Deze voordelen in natura geven bij het personeelslid dat ze ontvangt, aanleiding tot een bijkomende inkomstenbelasting. Bovendien zijn de voordelen in natura onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen. De bevoegde instanties stellen de grootheid van het voordeel en de daaruit volgende belasting en sociale zekerheidsbijdrage vast.
De externe persoon die een opdracht als conciërge aanvaardt, ontvangt hiervoor een vergoeding. Deze wordt, naargelang de omvang van de opdracht, door het directiecomité als een vergoeding op basis van een aantal werkuren per maand vastgesteld (geraamd op 8u/week). Het aantal vastgestelde uren per maand wordt vermenigvuldigd met een uurloon dat overeenkomt met het uurloon in loonschaal D1, zonder anciënniteit, maar met inbegrip van vakantiegeld en eindejaarspremie. Deze vergoeding wordt geïndexeerd.
De externe persoon die een opdracht als conciërge aanvaardt, betaalt een redelijke huishuur (met inbegrip van het verbruik van elektriciteit, gas en water) die eveneens door het directiecomité wordt vastgesteld in verhouding tot de omvang van de opdracht en de kwaliteit van de betrokken conciërgewoning. De huishuur wordt eveneens geïndexeerd.
(Voorstel : 1.0000 euro/maand)
Het directiecomité ziet er op toe dat het voordeel dat door vergoeding en huishuur aan de externe persoon wordt geboden, in grootte vergelijkbaar is met het voordeel dat aan de eigen personeelsleden wordt toegekend.
Het huurcontract wordt als bijvoegsel bij de overeenkomst voor de opdracht als conciërge gevoegd en is aan deze overeenkomst gebonden.
Hoofdstuk IV: Vakantieregeling, afwezigheden, dienstvrijstellingen
Artikel 13
De conciërge stelt de secretaris van het AGB steeds op voorhand op de hoogte van de periode van afwezigheid wanneer deze afwezigheid gelegen is buiten de normale werkuren.
De conciërge plant haar/zijn vakantiedagen in overleg met de secretaris van het AGB. In een individuele afsprakennota wordt aangegeven wanneer de aanwezigheid van de conciërge verplicht is.
De conciërge geniet jaarlijks vakantiedagen zoals bepaald in de rechtspositieregeling voor het personeel.
In geval van afwezigheid voorziet het directiecomité in de nodige ondersteuning.
Hoofdstuk V: Einde opdracht van de conciërge en verhuiskosten
Artikel 14
De opdracht van conciërge kan niet als een reguliere functie worden beschouwd.
De vervanging van de conciërge moet worden overwogen:
- wanneer zij/hij haar/zijn hoofdfunctie bij het lokaal bestuur Haacht stopzet;
- wanneer zij/hij in haar/zijn hoofdfunctie met pensioen gaat;
- in geval van ontslag uit haar/zijn hoofdfunctie of als conciërge;
- in geval van tekortkomingen vastgesteld in de functie van conciërge;
- in geval van overlijden van de conciërge;
- wanneer zij/hij om een bepaalde reden niet meer bekwaam is haar/zijn taak te volbrengen.
Bij de vervanging van de conciërge wordt aan de vertrekkende conciërge gevraagd onmiddellijk de woonvertrekken te verlaten. De conciërge die met pensioen gaat, wordt geacht de woning te verlaten ten laatste bij de ingangsdatum van zijn pensioen.
Voor de conciërge met een huurovereenkomst geldt dat het beëindigen van de conciërgeopdracht automatisch ook de daarvan deel uitmakende huurovereenkomst beëindigt.
Beëindiging van de conciërgeopdracht houdt automatisch het einde in van het recht op bewoning of betrekking van de conciërgewoning, zowel ten overstaan van de conciërge als van zijn gezinsleden.
Artikel 15
Het directiecomité kan beslissen de opdracht van conciërge af te schaffen, wanneer de aanwezigheid van een conciërge niet meer nodig wordt geacht. In dit geval wordt zonder enige vergoeding en met een opzeggingstermijn van 3 maanden een eind gemaakt aan de conciërgeopdracht.
Artikel 16
De kosten voor verhuizing van het eigen meubilair komen altijd ten laste van de conciërge.
Artikel 17
Een vrijstelling van opdracht wordt verleend naar rata van één dag per week of twee dagen om de twee weken. De dagen van vrijstelling van opdracht worden vooraf bepaald na overleg tussen de conciërge en de secretaris van het AGB en opgenomen in een individuele afsprakennota.
In geval van afwezigheid voorziet het directiecomité in de nodige ondersteuning.”
De vacature van conciërge voor het lokaal dienstencentrum Den Breughel wordt eerst intern opengesteld voor al het personeel van het lokaal bestuur Haacht.