De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het organisatiebeheersingssysteem en zet bij uitgaande betalingen de eerste handtekening ter bevestiging dat de uitgaven wettelijk en regelmatig zijn.
Artikel 266 van het decreet lokaal bestuur (DLB) bepaalt dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum door de financieel directeur, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, 1e lid, 1°. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat.
De financieel directeur rapporteert aan de gemeenteraad over de visumverlening. De gemeenteraad bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur zijn controle uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken vastgelegd door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën uitsluiten van de visumverplichting. Als de financieel directeur weigert om een visum te verlenen aan een voorgenomen verbintenis, kan het college op eigen verantwoordelijkheid viseren. In dat geval brengt het college de gemotiveerde beslissing van de financieel directeur, samen met zijn eigen beslissing, ter kennis van de gemeenteraad.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt de voorwaarden die gelden om advies te kunnen vragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen die van de visumverplichting zijn uitgesloten.
Voorgesteld wordt om in grote lijnen onderstaand stramien te volgen voor de toepassing van de regelgeving - deze bepalingen en de modaliteiten van de visum- en adviesverstrekking worden in het beschikkingsgedeelte in detail uitgewerkt:
1) Om te vermijden dat op het einde van het traject van een dossier een negatief visum moet worden gegeven, wordt reeds voorafgaand aan het nemen van een beslissing met financiële impact aan de financieel directeur een advies gevraagd. Het advies kan bestaan uit een financieel beleidsadvies, een advies over de kredietcontrole en een advies over de wettigheid en de regelmatigheid.
Noch een financieel beleidsadvies, noch een advies over de kredietcontrole, de wettigheid en de regelmatigheid moet worden gevraagd indien de aan de verbintenis verbonden uitgaven lager zijn dan 30.000 euro excl. BTW.
Noch een financieel beleidsadvies, noch een advies over de kredietcontrole, de wettigheid en de regelmatigheid moet worden gevraagd voor aanstellingen van personeel waarvan de duur niet meer dan 1 jaar bedraagt en die voorzien zijn in de personeelsformatie.
2) Er is geen visum nodig voor:
1° een verbintenis waarvan het bedrag binnen de perken valt van een opdracht die overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten tot stand zou kunnen komen via het systeem van de aanvaarde factuur (momenteel 30.000 euro);
2° de werkingstoelagen aan de politiezone, het OCMW, de hulpverleningszone, intercommunales, kerkfabrieken, sportieve, culturele en andere organisaties;
3° schulduitgaven die voortvloeien uit regelmatig aangegane verbintenissen, zoals aflossingen en intresten van lening- en leasingcontracten
4° aanstellingen van personeel waarvan de duur niet meer dan 1 jaar bedraagt (en aansluitend aanstellingen in het kader van tewerkstellingen art. 60, §7 OCMW-wet en tewerkstellingen ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden voor max. vier jaar in het kader van de organieke opdracht van het OCMW die één of meer jaren bedragen)
3) Voor de toekenning van investeringssubsidies wordt steeds een visum aan de financieel directeur gevraagd.
4) De procedure om de wettelijkheid, de regelmatigheid en de beschikbaarheid van kredieten te verzekeren van uitgaven die van de visumplicht zijn uitgesloten, wordt expliciet vastgelegd in het organisatiebeheersingssysteem.
Artikel 266 van het decreet lokaal bestuur (DLB) bepaalt dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum door de financieel directeur, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, 1e lid, 1°.
De financieel directeur rapporteert aan de gemeenteraad over de visumverlening. De gemeenteraad bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur zijn controle uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken vastgelegd door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën uitsluiten van de visumverplichting.
Met als doel flessenhalzen in de dagelijkse werking te voorkomen en om de uitvoering van het beleid zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is het logisch dat de gemeenteraad gebruik maakt van de mogelijkheid om bepaalde categorieën uit te sluiten van de visumverplichting vermeld in art. 266 en 267 DLB en art. 121 van het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 (MB BBC - zie ook art. 99 van voormeld besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 dat in werking treedt vanaf 1 januari 2020).
Meerwerken bij overheidsopdrachten zijn ook onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat de verbintenis kan worden aangegaan.
Voor de financiële verbintenissen van (on)bepaalde duur wordt de kostprijs bepaald op basis van de kostprijs per maand maal het aantal maanden dat de verbintenis van kracht is met een maximum van 48 maanden.
Het organisatiebeheersingssysteem moet de procedure vastleggen om de wettelijkheid, de regelmatigheid en de beschikbaarheid van kredieten te verzekeren voor uitgaven die van de visumplicht zijn uitgesloten.
In de praktijk blijkt het aangewezen om een 'advies' in te voeren met als doel te vermijden dat op einde van het traject een negatief visum moet worden gegeven in een dossier.
Om de continuïteit van de werking te garanderen is het wenselijk dat de financieel directeur bij zijn afwezigheid voor het verlenen van het advies en het visum een ander personeelslid mag aanstellen onder zijn verantwoordelijkheid.
Om redenen van administratieve eenvoud, efficiënte werking en afstemming van interne controle worden de richtlijnen voor gemeente en OCMW op elkaar afgestemd. Bijgevolg is het aangewezen gelijkaardige voorwaarden vast te leggen voor het verlenen van een advies en visum in beide organisaties.
Decreet lokaal bestuur, inzonderheid de artikels 177, 266, 267 en 273
Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijkheid welzijn, inzonderheid artikel 121
Ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikel 19;
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus, inzonderheid artikel 99 (inwerkingtreding vanaf 1 januari 2020)
Regelgeving overheidsopdrachten inzonderheid artikel 92 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 en artikel 124 in verband met de aanvaarde factuur tot 30.000 euro excl. BTW van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren
De Gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
Vaststelling van de bepalingen inzake het visum van de financieel directeur
ADVIES
1. Voorafgaand aan het nemen van een beslissing tot financiële verbintenis, wordt aan de financieel directeur een advies gevraagd.
De adviesvraag wordt gesteld en het advies wordt verleend via het notulensysteem (Green Valley).
Aan de financieel directeur wordt een dossier ter beschikking gesteld dat alle documenten en stukken bevat die van nut zijn voor de adviesverstrekking.
2. Het advies kan bestaan uit een financieel beleidsadvies, een advies over de kredietcontrole en een advies over de wettigheid en de regelmatigheid.
Het financieel advies bevat een oordeel over de specifieke financieringswijze, de impact op het budget en het meerjarenplan en een overzicht van de financiële risico's.
Het advies over de kredietcontrole bevat een uitspraak over de beschikbaarheid van kredieten.
Onder het advies over de wettigheid en de regelmatigheid wordt verstaan een gunstig of ongunstig advies over de wettigheid en de regelmatigheid van de voorgenomen financiële verbintenis.
3. Noch een financieel beleidsadvies, noch een advies over de kredietcontrole, de wettigheid en de regelmatigheid moet worden gevraagd indien de aan de verbintenis verbonden uitgaven lager zijn dan 30.000 euro excl. BTW.
Voor de berekening of een verbintenis tot een advies aanleiding geeft of niet, wordt steeds de totale duurtijd in aanmerking genomen. Indien de duurtijd niet op voorhand vast te leggen is, wordt uitgegaan van een duurtijd van 4 jaar.
Noch een financieel beleidsadvies, noch een advies over de kredietcontrole, de wettigheid en de regelmatigheid moet worden gevraagd voor aanstellingen van personeel waarvan de duur niet meer dan 1 jaar bedraagt en die voorzien zijn in de personeelsformatie. Bij opeenvolgende contracten voor dezelfde functie moet de totale duur in aanmerking genomen worden.
4. In het geval dat de aan de verbintenis verbonden uitgaven hoger zijn dan het grensbedrag waarbinnen beroep kan worden op het systeem van de aanvaarde factuur en de financiële verbintenis betrekking heeft op een overheidsopdracht, wordt voor het bepalen van de gunningswijze en de aannemingsvoorwaarden een verplicht advies gevraagd aan de financieel directeur voordat het dossier wordt opgenomen op de agenda van het college / het vast bureau of de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn.
Het advies van de financieel directeur wordt aan het dossier toegevoegd.
5. De financieel directeur beschikt voor het geven van zijn advies over ten minste tien werkdagen voorafgaand aan de beslissing over het ter advies voorgelegde dossier. Indien het dossier onvolledig is en de financieel directeur het nodig acht om extra informatie op te vragen i.f.v. een correcte adviesverlening, wordt deze termijn gestuit tot de gevraagde stukken aan de financieel directeur werden aangeleverd.
VISUM
1. Voorafgaand aan het nemen van beslissingen met budgettaire en financiële impact staat de financieel directeur in voor de krediet- en wetmatigheidscontrole. De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De visumverlening verloopt via het notulensysteem (Green Valley). Bij elke visumvraag wordt aan de financieel directeur een dossier ter beschikking gesteld dat alle documenten en stukken bevat die nuttig en nodig zijn voor het verlenen van een visum (zie oplijsting in bijlage).
Indien de financieel directeur oordeelt dat het dossier onvolledig is, deelt hij dit mee aan de betrokken dienst.
2. Onderstaande verrichtingen worden uitgesloten van de visumverplichting:
1° een verbintenis waarvan het bedrag binnen de perken valt van een opdracht die overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten tot stand zou kunnen komen via het systeem van de aanvaarde factuur (momenteel 30.000 euro - dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd);
2° de toelagen aan de politiezone, het OCMW, de hulpverleningszone, intercommunales, kerkfabrieken, sportieve, culturele en andere organisaties;
3° schulduitgaven die voortvloeien uit regelmatig aangegane verbintenissen, zoals aflossingen en intresten van lening- en leasingcontracten
4° aanstellingen van personeel waarvan de duur niet meer dan 1 jaar bedraagt (en aansluitend aanstellingen in het kader van tewerkstellingen art. 60, §7 OCMW-wet en tewerkstellingen ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden voor max. vier jaar in het kader van de organieke opdracht van het OCMW die één of meer jaren bedragen)
3. Voor de toekenning van investeringssubsidies wordt steeds een visum aan de financieel directeur gevraagd.
4. De procedure om de wettelijkheid, de regelmatigheid en de beschikbaarheid van kredieten te verzekeren van uitgaven die van de visumplicht zijn uitgesloten, wordt expliciet vastgelegd in het organisatiebeheersingssysteem.
5. In het geval dat de aan de verbintenis verbonden uitgaven hoger zijn dan het grensbedrag waarbinnen beroep kan worden op het systeem van de aanvaarde factuur en de financiële verbintenis betrekking heeft op een overheidsopdracht, wordt een visum aan de financieel directeur gevraagd voordat het college/ het vast bureau of de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn een beslissing neemt betreffende de gunning van de opdracht.
Het visum of de weigering ervan wordt aan het dossier toegevoegd.
6. In het geval dat de aan de verbintenis verbonden uitgaven hoger zijn dan 30.000 euro excl. BTW en de financiële verbintenis geen betrekking heeft op een overheidsopdracht, wordt het visum van de financieel directeur gevraagd voor het dossier wordt opgenomen op de agenda van beslissend orgaan. Het visum of de weigering ervan wordt aan het dossier toegevoegd.
7. De financieel directeur beschikt voor het verlenen van zijn visum over ten minste tien werkdagen voorafgaand aan de beslissing over het ter advies voorgelegde dossier. Indien het dossier onvolledig is en de financieel directeur het nodig acht om extra informatie op te vragen i.f.v. een correcte visumverlening, wordt deze termijn gestuit tot de gevraagde stukken aan de financieel directeur werden aangeleverd.
Elke weigering van een visum en elk ongunstig advies gaat gepaard met een expliciete motivering door de financieel directeur.
Indien de financieel directeur voorwaarden koppelt aan het visum, expliciteert hij deze grondig.
Bij afwezigheid kan de financieel directeur voor het verstrekken van een advies of voor het verlenen van een visum een ander personeelslid aanstellen onder zijn verantwoordelijkheid.